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Korruption ist ein Problem, das private und staatliche Organisationen auf der ganzen Welt betrifft. In privaten Organisationen kann Korruption viele Formen annehmen, z. B. wenn ein Angestellter einen Hefter mit nach Hause nimmt, oder etwas Ernsteres, wenn die Führungsebene das Gesetz bricht, um ein Geschäft abzuschließen.

Am Arbeitsplatz verursacht Korruption nicht nur direkte finanzielle Verluste, sondern auch:

  • Beeinträchtigung der Arbeitsmoral
  • macht Sie strafrechtlich haftbar
  • Schädigt den Ruf Ihres Unternehmens und wirkt sich darauf aus, wie Kunden und potenzielle Mitarbeiter Ihre Organisation wahrnehmen – ein schlechter Ruf ist ein untrügliches Zeichen für eine schlechte Unternehmenskultur und wirkt sich daher auf Ihre Arbeitgebermarke aus

Es ist klar, dass die Auswirkungen von Korruption auf Ihr Unternehmen katastrophal sein können, und als Geschäftsinhaber müssen Sie alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um dies zu verhindern. In diesem Artikel führen wir Sie durch konkrete Schritte, die Sie zu diesem Zweck unternehmen können.

1. Überprüfen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens

Die Notwendigkeit, nach ethischen Grundsätzen zu arbeiten und sich nicht an Korruption oder Betrug zu beteiligen, ist ein Konzept, das für Ihr Unternehmen übergreifend sein muss und sich daher nicht auf eine einzelne Richtlinie beschränkt. Korruptionsbekämpfungsrichtlinien stehen in Wechselwirkung zueinander und müssen in umfassendere Richtlinien eingebettet werden, damit sie wirksam sind.

Vergewissern Sie sich, dass die Richtlinien Ihres Unternehmens klar zum Ausdruck bringen, dass Korruption und Betrug nicht geduldet werden und welche Konsequenzen dies für die Beteiligten hat.

Fassen Sie sich bei der Formulierung Ihrer Richtlinien kurz und prägnant, denn das macht sie glaubwürdiger und verständlicher.

2. Bieten Sie Schulungen zur Korruptionsbekämpfung an

Auch wenn die Menschen sicherlich wissen, was richtig und was falsch ist, sind sie sich möglicherweise nicht aller Formen der Bestechung bewusst. So denken die Mitarbeiter vielleicht nicht, dass die Annahme eines nicht monetären Geschenks eine Form der Bestechung sein kann. Daher müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ordnungsgemäß darüber geschult werden, was Bestechung ist und wie man sie meldet.

Eine Schulung zur Bestechungsbekämpfung verringert nicht nur das Risiko für Ihr Unternehmen, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Mitarbeiter in einer Weise handeln, die die ethischen Standards Ihres Unternehmens widerspiegelt. Die Menschen wollen mit Unternehmen zusammenarbeiten, denen sie vertrauen können. Daher ist ethisches Verhalten der Schlüssel zum Ruf Ihres Unternehmens und letztlich auch zu seinem Erfolg.

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3. Konzentrieren Sie sich auf die Kultur

Es reicht nicht aus, Ihre ethischen Standards in Ihren Grundwerten zu formulieren und sie in Ihrer Kultur zu verankern. Sie müssen auch ein sicheres und ermutigendes Umfeld für Mitarbeiter schaffen, die Korruption und Bestechung melden.

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Die Mitarbeiter müssen verstehen, dass ethisches Verhalten nicht nur bedeutet, dass sie sich an die von Ihnen festgelegten Standards halten, sondern auch, dass sie sich zu Wort melden, wenn sie ein Fehlverhalten eines anderen Mitarbeiters feststellen.

Wenn Sie wollen, dass Ihre Unternehmenskultur ethisches Verhalten fördert, ist Konsequenz der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass:

  • die Mitarbeiter sehen, dass sofort Maßnahmen ergriffen werden, wenn ein Bericht eingereicht wird
  • die ergriffenen Maßnahmen mit Ihren Richtlinien und Verfahren übereinstimmen
  • es keine Vergeltungsmaßnahmen oder andere negative Auswirkungen für diejenigen gibt, die sich melden
  • Es gibt Konsequenzen für diejenigen, die in Korruption verwickelt sind, auch im Einklang mit Ihren Richtlinien und Verfahren.

Hinweise von Mitarbeitern sind eine der wirksamsten Methoden zur Aufdeckung von Korruption und Bestechung. Der 2020 Report to the Nations, eine weltweite Studie über Betrug und Missbrauch am Arbeitsplatz, hat ergeben, dass 43 % der Betrugsfälle am Arbeitsplatz durch einen Hinweis aufgedeckt wurden.

Denken Sie daran, dass es viel effektiver ist, positives Verhalten zu verstärken, als sich nur darauf zu konzentrieren, was die Mitarbeiter vermeiden müssen.

4. Schaffen Sie Systeme zur Überprüfung

Das Fehlen angemessener interner Kontrollen kann für Ihr Unternehmen viele Probleme mit sich bringen. Wenn es um Korruption geht, kann dies Sie sogar in eine schwierige Lage gegenüber den Behörden bringen und ein hohes Risiko für Ihr Unternehmen darstellen.

Stellen Sie sicher, dass Sie über Systeme verfügen, mit denen Sie regelmäßig Finanzunterlagen und Geschäftsvorgänge überprüfen und mit denen Sie effizient auf Fehlverhalten hinweisen können.

Mit Hilfe von Prüfsystemen können Sie nicht nur potenzielle Probleme aufdecken, sondern auch die Haftung für Ihr Unternehmen verringern.

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5. Achten Sie auf rote Fahnen

Sie sollten auf jeden Fall alles, was ungewöhnlich erscheint, genau unter die Lupe nehmen und nach einer Erklärung suchen, wenn etwas keinen Sinn ergibt.

Es gibt viele Warnhinweise, auf die Sie achten sollten, darunter:

  • Unnötige Käufe
  • Schlechte Qualität bei einem akzeptierten Kauf (vor allem, wenn diese Bedenken bereits von anderen Personen geäußert wurden oder sich jemand anderes als der Mitarbeiter darüber beschwert hat)
  • ungenaue oder unvollständige Angaben auf Spesenabrechnungen
  • Ungeeignete Anbieter, die Aufträge Ihres Unternehmens erhalten

Jede der oben genannten Situationen verdient einen genauen Blick und eine Untersuchung, um festzustellen, ob ein Mitarbeiter in Korruption verwickelt ist.

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Wenn Sie eine Software zur Mitarbeiterüberwachung einsetzen, können Sie auch die von ihr gelieferten Daten überprüfen, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter vorschriftsmäßig verhalten.

6. Finanzielle Transaktionen prüfen

Behalten Sie alle Finanztransaktionen im Auge und überprüfen Sie sie auf unregelmäßige Aktivitäten und Ausgaben, die nicht mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.

Wenn Sie beispielsweise ein Budget für die Bewirtung von Kunden haben, vergewissern Sie sich, dass alle Ausgaben verbucht sind und die entsprechenden Einnahmen und Ausgaben mit dem Budget übereinstimmen.

Prüfen Sie außerdem historische Aufzeichnungen, um festzustellen, ob es Unstimmigkeiten mit den üblichen Ausgaben für bestimmte Konzepte gibt.

Wenn verschiedene Teams mit denselben Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Leistungen betraut sind, sollten Sie sicherstellen, dass die Ausgaben in gleicher Höhe anfallen. Mitarbeiter, die höhere Ausgaben tätigen als ihre Kollegen in der gleichen Funktion, müssen in der Lage sein, diese Differenz ordnungsgemäß zu begründen.

Seien Sie konsequent bei der Häufigkeit, mit der Sie diese und stellen Sie sicher, dass es ein System gibt, mit dem ungewöhnliche Transaktionen erkannt werden können.

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7. Beginnen Sie an der Spitze

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf Ihre ethischen Standards ausrichten und Schulungen zur Korruptionsprävention anbieten, müssen Sie ganz oben anfangen.

Auch wenn Mitarbeiter oder Führungskräfte häufiger in Korruption verwickelt sind als das obere Management, ist Korruption durch das obere Management viel schädlicher und kann zu erheblich größeren Verlusten führen.

Die oberste Führungsebene muss das Verhalten vorleben, das die übrigen Mitarbeiter an den Tag legen sollen. Wenn sie richtig geschult sind und Ihre ethischen Standards verkörpern, wird es eine Übereinstimmung zwischen dem geben, was Sie predigen, und dem, was in Ihrem Unternehmen tatsächlich geschieht.

Wenn die Führungskräfte entsprechend geschult sind, können sie einen sicheren Hafen für Mitarbeiter bieten, die Korruption melden. Informanten werden sich sicher fühlen, wenn sie sehen, dass sich die Spitze des Unternehmens engagiert.

8. Dritte in die Pflicht nehmen

Alle Unternehmensrichtlinien und Anti-Korruptionsgesetze, die Sie für Ihr Unternehmen anwenden, müssen auch für alle Dritten gelten, mit denen Sie Geschäfte machen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, eine Due-Diligence-Prüfung durchzuführen, bevor Sie mit jemandem ins Geschäft kommen oder bevor Sie die Dienste eines anderen Unternehmens in Anspruch nehmen. Mit der Due-Diligence-Prüfung soll sichergestellt werden, dass es sich bei dem Dritten, mit dem Sie zusammenarbeiten, um ein rechtmäßiges Unternehmen handelt, das für die Erbringung der beauftragten Dienstleistungen qualifiziert ist und dessen ethische und rechtliche Standards mit denen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

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Außerdem müssen Sie den Dritten dazu bringen, eine Vereinbarung zu unterzeichnen, in der er sich zur Einhaltung aller Antikorruptionsgesetze verpflichtet, die in dem Land gelten, in dem Ihr Unternehmen tätig ist.

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9. Legen Sie klare Verfahren für die Meldung von Missständen fest

Wie bereits erwähnt, wird Korruption am häufigsten durch Hinweise oder Beschwerden aufgedeckt. Daher ist es für die Korruptionsprävention von entscheidender Bedeutung, dass es klar definierte Verfahren für die Meldung von Missständen gibt, die es Mitarbeitern aller Ebenen ermöglichen, ihre Bedenken zu melden und Korruptionsvorwürfe vorzubringen.

Whistleblowing-Verfahren sind nur dann wirksam, wenn sie dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter bei der Meldung sicher fühlen. Zu diesem Zweck müssen sie:

  • die Arten von Situationen, die gemeldet werden können, klar benennen
  • erklären, an wen die Meldungen zu richten sind – einige Unternehmen, die HR-Lösungen anbieten, stellen eine Kontaktstelle außerhalb des Unternehmens zur Verfügung, an die sich die Mitarbeiter wenden können, wenn sie Bedenken bezüglich eines Fehlverhaltens haben
  • erklären, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt und dass er vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt wird, und erklären, wie

10. Nehmen Sie Korruptionsvorwürfe ernst

Halten Sie sich an das, was Sie in Ihren Whistleblowing-Verfahren festgelegt haben. Die Mitarbeiter müssen wissen, dass Korruptionsvorwürfe ernst genommen werden, oder sie werden aufhören, sie zu melden, und Sie werden eine wertvolle Informationsquelle verlieren.

Wenn Sie zeigen, dass Sie Ihre Zusagen einhalten und tatsächlich handeln, wenn ein Problem gemeldet wird, wird dies die Unternehmenskultur verbessern, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeiter immer wieder melden, und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern.

Abschließende Überlegungen

Wenn Sie strengere Kontrollen einführen, stoßen Sie möglicherweise auf Widerstand in Ihrer Organisation. Wenn Sie potenzielle Konflikte vorhersehen und sich darauf vorbereiten, erhöhen Sie die Chancen, dass sich Ihre Mitarbeiter Ihren neuen Richtlinien und Standards anschließen, und damit auch deren Erfolg.

Denken Sie immer daran, dass Korruption ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellt und Ihren Ruf schwer schädigen kann. In einer Welt, in der die Verbraucher die ethischen Standards der Unternehmen, für die sie ihr Geld ausgeben, genau unter die Lupe nehmen, gewinnt dies noch mehr an Bedeutung.

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Dieser Artikel ist eine Aktualisierung einer früheren Version, die am 20. November 2014 veröffentlicht wurde.