Ein Vorstellungsgespräch für eine neue Stelle kann unglaublich nervenaufreibend sein, aber wenn Sie sich im Vorfeld gut vorbereiten, kann der Prozess weit weniger stressig sein.

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In Ihrem Vorstellungsgespräch müssen Sie bestimmte Qualitäten unter Beweis stellen, darunter Professionalität und Vertrauenswürdigkeit, Liebe zum Detail, Flexibilität und ein hohes Maß an Organisation.

Obwohl kein Vorstellungsgespräch für eine Assistenzarztstelle dem anderen gleicht, gibt es doch viele Gemeinsamkeiten. Es ist daher wahrscheinlich, dass Ihnen die folgenden Fragen (oder eine Abwandlung davon) gestellt werden, und Sie sollten Ihre Antworten schon im Voraus vorbereitet haben.

Im Folgenden finden Sie einige typische Fragen, die Ihnen bei einem Vorstellungsgespräch als Personal Assistant gestellt werden, sowie Tipps und Ratschläge, wie Sie sie am besten beantworten können.

1. „Erzählen Sie mir etwas über sich und Ihren Werdegang.“

Dies ist eine der häufigsten Fragen, mit denen ein Vorstellungsgespräch eingeleitet wird. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, etwas Bemerkenswertes in Ihrem Lebenslauf anzusprechen oder interessante Meilensteine hervorzuheben (z. B. ein Zwischenjahr oder berufliche Erfolge).

Dies ist im Wesentlichen Ihre Chance, Ihre Erfahrungen zu erläutern und darzulegen, wie sie Sie in Ihrer Karriere unterstützen könnten.

Denken Sie daran: Jede Antwort, die Sie geben, ist eine Gelegenheit, sich selbst zu verkaufen. Nutzen Sie also diese spezielle Frage, um die bemerkenswertesten oder interessantesten Aspekte Ihres Lebenslaufs hervorzuheben, und versuchen Sie, Ihre Antworten mit soliden Fakten und Zahlen zu belegen.

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2. „Warum verlassen Sie Ihre derzeitige Stelle?“

Die goldene Regel bei der Beantwortung dieser Frage ist, sich niemals negativ über Ihren derzeitigen oder früheren Arbeitgeber zu äußern. Auch wenn Sie gehen, weil die Führungskraft, mit der Sie derzeit zusammenarbeiten, schwierig, undankbar oder einfach nur furchtbar ist, sollten Sie dies nicht zum Ausdruck bringen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Ihre berufliche Entwicklung.

Vielleicht sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung oder die Branche, in der die neue Führungskraft tätig ist, liegt Ihnen besonders am Herzen. Vielleicht ist der Aufgabenbereich viel breiter gefächert und ermöglicht es Ihnen, Fähigkeiten zu nutzen, die Sie derzeit nicht einsetzen.

Was auch immer Ihre Gründe sind, Ihre Antwort muss diplomatisch sein, und Sie müssen sich wohlwollend über Ihre derzeitigen und früheren Arbeitgeber äußern und gleichzeitig von der neuen Aufgabe begeistert sein.

3. „Was sind Ihre größten Stärken als persönliche Assistentin?“

Diese Frage wird sehr häufig gestellt, und es gibt zwei Schlüssel, um sie richtig zu beantworten.

Der erste ist, sich selbst zu verkaufen. Sie müssen Ihre Antwort wSie sollten selbstbewusst auftreten und Ihre Behauptungen mit Beispielen untermauern. Als Nächstes sollten Sie Stärken haben, die für die Stelle, für die Sie sich bewerben, nützlich sein werden.

Vermeiden Sie es jedoch, zu allgemein zu sein. Antworten wie „Ich bin nett zu Kollegen“ oder „Ich bin pünktlich“ sind für den Gesprächspartner nicht sehr hilfreich. Denken Sie stattdessen an die Stärken, die Sie besitzen, insbesondere an die, die für die Stelle relevant sind. Dabei kann es sich um Fähigkeiten handeln, wie z. B. eine bestimmte Technologie, oder um Eigenschaften, die Sie am Arbeitsplatz erfolgreich machen.

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4. „Was sind Ihre größten Schwächen oder verbesserungswürdigen Bereiche?“

Dies ist eine der schwierigsten Fragen im Vorstellungsgespräch, denn Sie wollen nicht aus dem Nähkästchen plaudern, dass Sie leicht wütend werden oder unhöflich sein können, wenn Sie müde sind!

Wenn ein Interviewer diese Frage stellt, sucht er nach:

  • Offenheit und Ehrlichkeit, vor allem in Bezug auf Ihre Defizite
  • Ein gesundes Maß an Selbsterkenntnis
  • Ihre Fähigkeit, sich selbst zu verbessern und zu wachsen, um Ihre Schwächen zu bekämpfen
  • ob Sie ein potenzieller Gewinn sind oder nicht

Sie können sich entweder auf Hard Skills (die Sie sich aneignen) oder Soft Skills (die Ihre Persönlichkeit ausmachen) konzentrieren. Bei den Hard Skills könnten Sie z. B. sagen: „Ich arbeite derzeit daran, meine Excel-Kenntnisse zu verbessern, indem ich einen Excel-Kurs für Fortgeschrittene besuche, und ich lerne sehr viel dabei. Wenn Sie sich hingegen für eine Soft Skill entscheiden, sollten Sie es vermeiden, über eine Fähigkeit zu sprechen, die für die Stelle erforderlich ist, denn damit disqualifizieren Sie sich nur selbst aus dem Rennen.

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5. „Beschreiben Sie eine Zeit, in der …“

Diese Art von Frage im Vorstellungsgespräch für persönliche Assistenten ist sehr verbreitet. Hier geht es um Ihre Fähigkeit, mit einer Situation umzugehen, selbstständig zu denken, Prioritäten zu setzen und klar zu kommunizieren.

Am besten halten Sie einige Beispielantworten aus früheren Beschäftigungsverhältnissen bereit, die Ihre Initiative, Kreativität, Kompetenz und Problemlösungskompetenz unter Beweis stellen.

Vergessen Sie auch nicht zu erklären, warum die Situation erfolgreich war.

6. „Mit welchen Softwareprogrammen sind Sie vertraut? Wie würden Sie Ihre Computerkenntnisse beschreiben?“

Auch hier gilt: Ehrlichkeit ist die beste Strategie.

Nennen Sie die Programme, mit denen Sie vertraut sind, einschließlich derer, die Sie in Ihrer Freizeit benutzen. Wenn Sie technische Kurse absolviert haben, geben Sie auch diese an.

Selbst wenn Sie die Programme, die Sie in Ihrer neuen Position verwenden werden, nicht beherrschen, ist das in Ordnung, solange Sie Ihre Bereitschaft und Fähigkeit, Neues zu lernen, unter Beweis stellen können.

7. „Warum wollen Sie mein persönlicher Assistent werden?“

Auf diese Frage müssen Sie überzeugend und enthusiastisch antworten und deutlich machen, warum Sie gerade diese Stelle wollen.

Sprechen Sie aber nicht davon, wie gut das Geld ist oder dass die Stelle in der Nähe Ihres Wohnortes liegt. Auch wenn diese Faktoren eine Rolle spielen, möchte der Gesprächspartner wissen, warum Sie genau diese Stelle als persönlicher Assistent anstreben.

Ihre Antwort sollte zeigen, dass Sie sich wirklich Gedanken darüber gemacht haben, was Sie suchen. für Ihre berufliche Laufbahn und wie diese Stelle zu Ihnen passen würde. Ein wichtiges Anliegen der Arbeitgeber bei der Auswahl eines persönlichen Assistenten ist die Langlebigkeit. Sie wollen sicher sein, dass Sie sich in dieser Rolle wohlfühlen werden und dass Ihre Stelle von Dauer ist.

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8. „Was wissen Sie über die Organisation?“

Es gibt absolut keine Entschuldigung dafür, dass Sie zu Ihrem Vorstellungsgespräch kommen, ohne das Unternehmen oder die Personen, die Sie interviewen, zu kennen. Wenn Sie auf diese Frage keine gute Antwort parat haben, wirft das ein schlechtes Licht auf Sie, und Ihre Chancen, das Gespräch zu bestehen, könnten sich verringern.

Informieren Sie sich so gut wie möglich über das Unternehmen, indem Sie sich die Website, die Seiten der sozialen Medien und die Bewertungen der Arbeitgeber ansehen. Was macht das Unternehmen? Wie lange ist es schon im Geschäft? Welche Eigenschaften des Unternehmens sprechen Sie am meisten an?

Machen Sie sich Notizen und üben Sie dann die Beantwortung der Frage. Bereiten Sie eine präzise Antwort vor, damit Sie selbstbewusst, erfolgreich und überzeugend antworten können.

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9. „Wie managen Sie Ihre Zeit, wenn Sie gleichzeitig dringende Aufgaben zu erledigen haben?“

Geben Sie genau an, welche Strategien Sie unter diesen Umständen anwenden.

Wie setzen Sie Prioritäten? Wie entscheiden Sie, was am dringendsten ist? Wie behalten Sie den Überblick über alle Ihre Aufgaben? Was ist Ihr Führungsstil?

Zeigen Sie Ihren Gesprächspartnern, wie gut Sie unter Druck arbeiten können.

10. „Was interessiert Sie an dieser Aufgabe?“

Diese Frage wird in der Regel gestellt, um sicherzustellen, dass Sie die Aufgabe vollständig verstehen und dass Ihre Kompetenzen mit den für die Stelle erforderlichen übereinstimmen.

Stellen Sie hier Ihre Fähigkeiten heraus und konzentrieren Sie sich auf Bereiche, die Ihnen besonders viel Spaß machen oder in denen Sie besonders gut sind. Betrachten Sie diese Frage als eine Gelegenheit, sich darauf zu konzentrieren, wie Ihre Kompetenzen zu der Stelle beitragen werden.

11. „Welche Fähigkeiten sind für Ihre Arbeit als persönlicher Assistent besonders wichtig?“

Fassen Sie sich kurz und bündig und erwähnen Sie nur einige wenige wichtige Fähigkeiten. Es ist auch ratsam, einige Beispiele anzuführen, um zu zeigen, dass einige dieser Fähigkeiten für die Stelle unerlässlich sind. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass Organisation, Zeitmanagement, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sowie mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten von entscheidender Bedeutung sind. Für mich waren diese Fähigkeiten für mein Fortkommen unerlässlich, da sie es mir ermöglichten, alle meine Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.“

Der Personalverantwortliche führt hier einen kulturellen Check durch. Er versucht herauszufinden, ob Sie die gleichen Fähigkeiten wie er schätzen und ob Sie für die Stelle gut geeignet sind.

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12. „Wie würden Sie auf einen frustrierten Kunden reagieren, der Ihren Chef nicht erreichen kann, weil er nicht erreichbar ist?“

Als Pförtner haben Sie das Sagen; ohne Ihre Zustimmung kommt niemand zu Ihrem Chef durch, vor allem nicht, wenn er nicht erreichbar ist.e ist nicht verfügbar, und das macht Sie gut in Ihrem Job. Am besten nennen Sie Ihrem Gesprächspartner ein Beispiel aus dem wirklichen Leben, in dem Sie diese Erfahrung gemacht haben. Wenn dies nicht der Fall ist, geben Sie eine detaillierte Antwort darauf, wie Sie in einem hypothetischen Szenario reagieren würden.

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Zum Beispiel: „Ich würde mich bemühen, einen ausgezeichneten Kundenservice zu bieten, indem ich ruhig bleibe und den Kunden beschwichtige, indem ich seine Frustration anerkenne. Ich würde ihm eine alternative Lösung anbieten, indem ich ihn an einen anderen Mitarbeiter verweise, der ihm bei seinem Anliegen helfen kann, oder ihm einen anderen Termin für ein Gespräch mit meinem Chef vorschlage.

13. „Wie verbessern Sie aktiv Ihre beruflichen Fähigkeiten?“

Hervorragende berufliche Fähigkeiten sind für Ihre Rolle als persönlicher Assistent unerlässlich.

Wenn Sie in der Vergangenheit nichts unternommen haben, um diese Fähigkeiten zu verbessern, skizzieren Sie Ihre zukünftigen Ziele, dies zu tun. Indem Sie Optionen wie Konferenzen, Online-Kurse und spezifische Schulungen erwähnen, die es Ihnen ermöglichen, bestimmte Fähigkeiten zu verbessern, werden Sie in der Lage sein, diese Frage professionell zu beantworten.

14. „Was sind Ihre beruflichen Ziele?“

Diese Frage kann schwierig zu beantworten sein, also seien Sie darauf vorbereitet, denn sie wird mit Sicherheit gestellt werden! Ihr neuer Arbeitgeber möchte mit dieser Frage herausfinden, wie sehr Sie sich für Ihren Beruf begeistern und wie lange Sie möglicherweise im Unternehmen bleiben werden.

Vielleicht eine Antwort wie: „Ich liebe meine Arbeit als persönliche Assistentin wirklich. Es ist eine lohnende und erfüllende Aufgabe für mich. Ich freue mich darauf, mein Wissen darüber, wie ich mich in meiner Rolle verbessern kann, täglich zu erweitern und hoffe, dass ich in der Lage sein werde, auch weitere Aufgaben im Rahmen meiner Rolle zu übernehmen.“

Stellen Sie sicher, dass Sie betonen, dass Ihnen Ihre Rolle Spaß macht, und erwähnen Sie, dass Ihre Karriereziele darin bestehen, immer besser zu werden.

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15. „Haben Sie noch Fragen?“

Dies ist eine der wichtigsten Fragen überhaupt, denn sie zeigt dem Gesprächspartner, dass Sie sich auf das Gespräch einlassen und an der Stelle interessiert sind.

Ihre Fragen sollten deutlich machen, dass Sie sich während des gesamten Gesprächs engagiert haben und mehr über die Ziele, Prioritäten oder die Kultur des Unternehmens erfahren möchten.

Achten Sie darauf, dass Sie offene Fragen stellen und keine einfachen „Ja“- oder „Nein“-Fragen, und vermeiden Sie es, komplizierte oder irrelevante Fragen zu stellen.

Das Wichtigste in Kürze

Sind Sie bereit für Ihr Vorstellungsgespräch als persönlicher Assistent?

Wie bei den meisten Dingen im Leben ist Vorbereitung das A und O. Seien Sie vor allem pünktlich, kleiden Sie sich angemessen, lächeln Sie und bleiben Sie konzentriert. Viel Glück!

Wurde Ihnen schon einmal eine dieser Fragen gestellt?Fragen in einem Vorstellungsgespräch als PA? Gibt es noch andere Fragen, die Sie für erwähnenswert halten? Beteiligen Sie sich an der Diskussion weiter unten und lassen Sie es uns wissen!

Dieser Artikel ist eine aktualisierte Version eines früheren Artikels, der ursprünglich am 17. November 2019 veröffentlicht wurde, und enthält Beiträge von Shalie Reich.