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Das Projektteam kann sich zwar auf die wichtigsten Leistungsindikatoren konzentrieren und sich bemühen, diese Ziele mit Hilfe bewährter Projektmanagementtechniken zu erreichen, aber es gibt noch mehrere andere Techniken, die das Team einsetzen kann, um die Endergebnisse direkt positiv zu beeinflussen.

Was will die oberste Leitung wirklich von ihren Projekten?

Datei:Board of Directors of the Workman’s Circle Loan Association …commons.wikimedia.orgWenn

dem Vorstand potenzielle Projekte zur Genehmigung vorgelegt werden, gibt es nur zwei Dinge, an denen er wirklich interessiert ist:

  1. Wird das Projekt Geld einbringen?
  2. Wird es auf sichere, ethische und gesetzeskonforme Weise durchgeführt?

Alles andere ist Sache des Projektteams, das das Projekt so effizient wie möglich umsetzen muss.

Die meisten Projektmanager, die ich kenne, kennen sich gut mit dem PMBOK aus (das ich sehr befürworte!) und halten sich an dessen Richtlinien, um die Erwartungen an die Gewinn- und Verlustspanne zu erfüllen, die bei der Unterzeichnung der Projektcharta festgelegt wurden.

Da die Verantwortung für die Gewinn- und Verlustrechnung wohl DAS wichtigste Maß für den Erfolg eines Projektmanagers ist, werden die Projekte in der Regel mit der Hauptabsicht durchgeführt, jegliche Margenerosion im Prozess zu vermeiden, anstatt tatsächlich Möglichkeiten zur ERHÖHUNG der Marge zu identifizieren.

In diesem Beitrag werde ich Ihnen die spezifischen Hacks vorstellen, die ich bei Projektüberprüfungen mit dem Vorstand und anderen wichtigen Stakeholdern angewandt habe, bei denen die Margen in einer Reihe von Bereichen und mit spezifischen Kontrollen tatsächlich verbessert wurden.

Projekt-Hack Nr. 1: Management of Change (MOC)

Eine Gruppe von Geschäftsleuten steht neben einem Text Business Proc… | Flickrwww.flickr.comOne

der schwierigsten Teile des Projektmanagements ist es, sicherzustellen, dass der Umfang und die damit verbundenen Leistungen klar definiert sind. Ich halte es für äußerst wichtig, dass der Projektmanager an der Entwicklung des Leistungsumfangs beteiligt ist, um Unklarheiten zu vermeiden und dem Projektteam die besten Chancen für eine erfolgreiche Projektdurchführung zu geben.

Selbst wenn der Umfang nicht zu 100 % kugelsicher ist, kann das Projektteam ihn so verwalten, dass alle potenziellen Änderungen, die während der Ausführung auftreten, sorgfältig untersucht werden können, um ihre Auswirkungen sowohl intern als auch extern zu bestimmen.

Wenn der Kunde eine Änderung oder ein externes MOC einführt, ist dies die Gelegenheit für das Projektteam, die Auswirkungen auf die Kosten, den Zeitplan und die Qualität zu berechnen, um zu entscheiden, ob dem Kunden ein Änderungsauftrag vorgelegt werden soll. Dies ist ein klassisches Beispiel für MOCs und eine Möglichkeit für das Projektteam, die Gewinnspanne durch die Fähigkeit, die Änderung zu „verkaufen“, zu erhöhen.

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Auftrag an den Kunden.

Bei internen Änderungen, die entweder von einer Abteilung des Unternehmens oder vom Projektteam selbst vorgenommen werden, wird der interne MOC erhöht, und das Projektteam analysiert die Auswirkungen ähnlich wie beim externen MOC. Kosteneinsparungen müssen nicht unbedingt an den Kunden weitergegeben werden, und diese Einsparungen helfen auch dem Endergebnis des Projekts.

Erfolgreiche Projektteams führen ein MOC-Register mit den positiven und negativen Auswirkungen pro Änderung und in Form einer Bilanz, um zeigen zu können, wie dieser Prozess zu einer besseren finanziellen Leistung des Projekts beigetragen hat.

Projekt-Hack Nr. 2: Dokumentenmanagement

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finden, dass die große Mehrheit der Projektmanager sich auf die wichtigsten Dokumente konzentriert, deren Bearbeitung sie für wichtig halten, anstatt eine erschöpfende Liste ALLER Dokumente zu erstellen, die bereitgestellt werden müssen.

Da die Anforderungen an die Projektdokumentation immer komplexer werden, meist aufgrund von Rechts-, Compliance- oder Umweltvorschriften, ist die Notwendigkeit eines vollständigen Dokumentenregisters für jedes Projekt von größter Bedeutung.

Die meisten Verträge sehen bestimmte Fristen für die Einreichung und Rückgabe von Dokumenten bis zur endgültigen Genehmigung vor.

Bei einem großen Ventilprojekt, an dem ich mitgearbeitet habe, war dies eine der Vertragsanforderungen:

  • Der Lieferant muss die Zeichnungen innerhalb von vier Wochen nach Auftragsvergabe vorlegen.
  • Der Kunde muss die Zeichnungen innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt vom Lieferanten kommentieren oder genehmigen.
  • Der Lieferant muss die Zeichnungen innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt erneut vorlegen, um auf die Kommentare des Kunden zu reagieren.

Bei diesem Projekt gab unser Team mehr als 100.000 Dokumente heraus, von denen die überwiegende Mehrheit nie innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist vom Kunden kommentiert oder genehmigt wurde.

Als es darum ging, Änderungsaufträge, Verzugsstrafen und andere Vertragsbedingungen zu verhandeln, zeigte das Projektteam das komplette Dokumentenregister mit den Fristen für jedes einzelne bearbeitete Dokument.

Der Kunde war erstaunt, als unser Projektteam ihm zeigte, dass sie mehr als 500 Tage im Verzug waren und dass dies direkt für die verspäteten Ventillieferungen verantwortlich war.

Ursprünglich hatte der Kunde uns gebeten, die Luftfracht zu bezahlen, um den Zeitplan wieder einzuhalten, doch schließlich bezahlten wir die Luftfracht für die Materialien, ohne eine Verspätungsstrafe zu erheben. Außerdem berechneten wir dem Kunden die Versandkosten unserer Produktionsstätte, so dass der positive Effekt auf die Gewinn- und Verlustrechnung letztendlich mehr als 2 % betrug!

Projekt-Hack #3: Meilenstein-Rechnungsmanagement

Cash Flow | Eine Wortwolke mit „Cash Flow“. This is lice… | Flickrwww.flickr.comSome

Projektmanager sind der Meinung, dass der finanzielle Abrechnungsprozess ihrer Projekte ausschließlich von der Finanzabteilung verwaltet werden sollte, mit minimalen Eingaben des Projektteams. Diese vereinfachte Herangehensweise kann dazu führen, dass Rechnungen bezahlt werden, ohne dabei den wichtigen Cashflow zu berücksichtigen.

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Wie man so schön sagt: Zeit ist Geld, und der Rechnungsstellungsprozess steht ganz oben auf meiner Liste der wichtigsten Aufgaben.

Prioritäten bei der Verwaltung eines Projekts.

Man hätte den robustesten MOC-Prozess haben können und die Gewinnspanne verbessern können, aber es hätte das Unternehmen aufgrund der verspäteten Ausstellung und auch der verspäteten Zahlung der Kundenrechnungen finanziell gekostet.

Bei einem Projekt im Wert von einer halben Milliarde Dollar, an dem ich beteiligt war, folgten die zu erbringenden Leistungen einer Reihe von sieben Meilensteinen, für die das Unternehmen bis zur endgültigen Lieferung und Installation schrittweise bezahlt werden sollte.

Die Meilensteine 1-4 umfassten Aktivitäten wie Engineering und Rohstoffe, während die Meilensteine 5-7 die Lieferung der Produkte sowie die endgültige Installation abdeckten.

Der Prozess wurde durch Teillieferungen von Artikeln, Anpassungsklauseln für die Inflation und die Anpassung an Währungsschwankungen weiter erschwert.

Unser Projektteam erstellte ein „Meilenstein-Rechnungsregister“, um die fast 1.000 Kundenrechnungen, die im Rahmen des Projekts ausgestellt werden sollten, proaktiv zu verwalten.

Indem wir das Register mit dem Zeitplan verknüpften, die Belege für jeden Meilenstein sammelten, sobald sie verfügbar waren, und die Rechnungen vorzeitig erstellten, konnten wir die Rechnungen früher als erwartet freigeben und die Genehmigung durch den Kunden beschleunigen.

Gleichzeitig standen wir während des gesamten Projekts in engem Kontakt mit der Buchhaltungsabteilung des Kunden, um etwaige Probleme sofort zu lösen.

Infolgedessen wurden Meilensteine früher als geplant ausgegeben und Zahlungen gingen schneller als erwartet ein. Das Ergebnis war ein Cash Cycle von weniger als 40 Tagen (im Vergleich zu 100 Tagen bei früheren Projekten) und ein positiver Cashflow während des gesamten Projekts.

Die Unternehmensleitung war von diesem Ergebnis sehr beeindruckt, da es dem Unternehmen ermöglichte, seine Zinszahlungen zu reduzieren und Barmittel für eine wichtige Übernahme freizusetzen.

Projekt-Hack Nr. 4: Kostenreduzierung

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comKostenkontrolle ist ein grundlegender Bestandteil des Projektmanagements.

Während dieses Prozesses ist die Kommunikation mit der Lieferkette von entscheidender Bedeutung, damit die Verträge mit den wichtigsten Lieferanten entsprechend den in der Angebotsphase berechneten Budgets ausgestellt und verwaltet werden.

Ein effektives Projektteam wird versuchen, auf die Aushandlung dieser Verträge Einfluss zu nehmen, um günstigere Preise oder andere Geschäftsbedingungen zu erhalten.

Gleichzeitig können sie alternative Lieferanten für bestimmte Bereiche vorschlagen, um die Gesamtkosten des Projekts zu senken.

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Die Logistik ist in diesem Zusammenhang ein Schlüsselbereich, und Optionen wie See- oder Luftfracht, alternative Flughäfen oder Schifffahrtswege können Möglichkeiten zur weiteren Kostenoptimierung sein.

Gleichzeitig ist die Optimierung der dem Projektteam zugewiesenen Stunden sowie der von anderen Abteilungen zugewiesenen Stunden eine weitere Möglichkeit zur Senkung der Gesamtkosten des Projekts.

Das Kostenkontrollteam sollte auch an den MOC- und Abrechnungsprozessen teilnehmen, damit auch in diesen Bereichen Kostenvorteile erzielt werden können.

Ein erfolgreiches Projekt kann sehr von einem aktiven und aufmerksamen Kostenkontrollteam profitieren, das immer auf der Suche nach Kostensenkungen ist, die dem Endergebnis zugute kommen!

Projekt-Hack #5: Inkrementelle Einnahmen

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needpix.comI hat schon immer die Auffassung vertreten, dass Projektmanager gute Verkäufer sind.

Wenn man darüber nachdenkt, ist die Projektmanagementfunktion im Grunde genommen das Management eines Unternehmens innerhalb eines Unternehmens, jedoch mit einem starken Kundenfokus in allen Bereichen des Projekts.

Der Projektmanager muss die Bedürfnisse des Kunden genau kennen und wissen, wie er tickt, damit er effektiv kommunizieren kann, während er über Probleme verhandelt, die während der Projektdurchführung immer wieder auftauchen.

Der Projektleiter muss eine sehr enge Beziehung zum Kunden aufbauen, damit ein Vertrauensverhältnis entsteht.

Im Laufe dieser Beziehung ist es nicht ungewöhnlich, dass die Kunden die Projektmanager über zusätzliche Geschäftsmöglichkeiten informieren, die für beide Parteien von Interesse sein könnten.

Der Projektmanager kann dann diese wertvollen Informationen an die Vertriebsorganisation weitergeben, um zu entscheiden, ob und wie die Möglichkeiten erkundet werden können.

Der Projektmanager kann auch Chancen im Rahmen des aktuellen Projekts erkennen, z. B. den Umfang, der von anderen Unternehmen erfolglos ausgeführt wurde und für den der Kunde möglicherweise den Lieferanten wechseln möchte.

Es können sich auch Möglichkeiten ergeben, die über den ursprünglich vorgesehenen Umfang hinausgehen, z. B. Installationsdienste für die vom Projektteam gelieferten Produkte, die Überwachung von Anlagen oder, wie im Falle eines meiner Projekte, Digital- und Beschaffungsdienste, die als Zusatz zum ursprünglichen Vertrag geliefert werden.

Die oberste Führungsebene ist in der Regel sehr beeindruckt, wenn das Projektteam aufzeigt, welche zusätzlichen Geschäfte durch die erfolgreiche Verwaltung des ursprünglichen Umfangs gesichert wurden.

Es besteht kein Zweifel, dass Projekte sehr erfolgreich sein können, wenn bewährte Projektmanagementtechniken wie Wasserfall oder Agile angewandt werden. Bei der Verwaltung hochstrategischer Projekte können Projektteams ihren Erfolg auf die nächste Stufe heben, indem sie diese wenigen Hacks anwenden und so ihre Sichtbarkeit beim Topmanagement erhöhen.

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