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Wenn Sie nach Antworten auf die Frage „Wie bleiben Sie bei der Arbeit organisiert?“ suchen, dann ist dieser Artikel genau richtig für Sie.

Dies ist eine der häufigsten Fragen in Vorstellungsgesprächen, und Personalverantwortliche fragen aus verschiedenen Gründen nach Ihren organisatorischen Fähigkeiten und wie Sie im Job organisiert bleiben.

Als ehemaliger Personalvermittler erzähle ich Ihnen davon:

  • Warum Arbeitgeber fragen: „Wie bleiben Sie organisiert?“
  • Wie Sie antworten, um sie zufrieden zu stellen
  • Wort-für-Wort-Beispielantworten, die Sie verwenden können
  • 3 häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten beschreiben

Lassen Sie uns beginnen…

Warum Arbeitgeber fragen: „Wie bleiben Sie organisiert?“

Die meisten Jobs beinhalten heutzutage eine ganze Reihe von Aufgaben, so dass Arbeitgeber Ihr Organisationstalent prüfen wollen, um zu sehen, ob Sie in der Lage sind, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten.

Wenn Sie nicht in der Lage sind, sich zu organisieren, werden sie befürchten, dass Sie:

  • gestresst/überwältigt werden
  • bei der Arbeit im Rückstand sein und Schwierigkeiten haben, produktiv zu bleiben
  • eine dringende Aufgabe zu spät erledigen

Ein Personalverantwortlicher fühlt sich möglicherweise nicht wohl dabei, Ihnen die Stelle anzubieten, wenn er nicht sicher ist, dass Sie in der Lage sind, Ihre Arbeit und Ihre Zeit zu organisieren.

Wenn Sie also bei Ihrer Stellensuche diese Frage hören, sollten Sie nachweisen, dass Sie in der Vergangenheit gute organisatorische Fähigkeiten bewiesen haben.

Versuchen Sie außerdem, den Eindruck zu erwecken, dass Sie dem Thema gegenüber positiv eingestellt sind und generell keine Probleme mit der Organisation haben.

Im nächsten Abschnitt erfährst du mehr darüber, wie du die perfekte Antwort formulieren kannst…

Schritte zur Beantwortung der Frage „Wie bleiben Sie bei der Arbeit organisiert?“

Bei der Beantwortung von Fragen zur Organisation sollten Sie dem Gesprächspartner zeigen, dass Sie über ein bestimmtes, bewährtes System verfügen, und dann gegebenenfalls mit konkreten Beispielen nachhaken.

Sie sollten selbstbewusst antworten und den Eindruck erwecken, dass Ihnen Zeit- und Aufgabenmanagement sowie die Fähigkeit, organisiert zu bleiben, leicht fallen.

Selbstvertrauen ist einer der wichtigsten Punkte, auf die Arbeitgeber in einem Vorstellungsgespräch achten.

Wenn Sie beschreiben, wie Sie sich selbst organisieren, können Sie spezielle Werkzeuge und Technologien, allgemeine Strategien, Software für das Aufgabenmanagement, Teamarbeit/Kommunikation und vieles mehr erwähnen.

Wenn Sie bereits über Berufserfahrung verfügen, beschreiben Sie die Taktiken, Hilfsmittel und Methoden, die Sie bei Ihren früheren Tätigkeiten eingesetzt haben, um konsistent und organisiert zu bleiben. Nennen Sie ein Beispiel aus der Vergangenheit, wie Sie eine Ihrer Methoden/Taktiken erfolgreich eingesetzt haben, um in einer schwierigen oder chaotischen Zeit organisiert zu bleiben.

Wenn Sie erst vor kurzem Ihr Studium abgeschlossen haben, können Sie über Organisations- und Zeitmanagementstrategien sprechen, die Sie während Ihrer Ausbildung angewendet haben. Wenn Sie keine Berufserfahrung haben, ist Ihre akademische Erfahrung Ihre Berufserfahrung. Schauen Sie also auf Ihre Ausbildung zurück, um Beispiele dafür zu finden, wie Sie in der Vergangenheit organisiert waren.

Struktur der Antwort: Beginnen Sie mit dem „Wie“ und geben Sie dann, wenn möglich, ein Beispiel

Ich empfehle Ihnen, Ihre Antwort mit der Beschreibung des „Wie“ zu beginnen. Wie haben Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten, Hilfsmittel und Gewohnheiten eingesetzt, um Ihre Aufgaben zu bewältigen?

Sie könnten zum Beispiel antwortenr mit den Worten:

In meiner derzeitigen Funktion verwende ich die interne Projektmanagement-Software unseres Unternehmens, um wöchentliche Prioritäten und Fristen zu verfolgen. Außerdem erstelle ich jeden Morgen eine To-Do-Liste, um den Tag zu organisieren…

Wenn möglich, sollten Sie dann ein konkretes Beispiel anführen. Die Nennung eines Beispiels am Ende Ihrer Antwort ist eine gute Möglichkeit, den Personalverantwortlichen zu beeindrucken und sich von der Masse abzuheben.

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Sie könnten Ihre Antwort zum Vorstellungsgespräch beispielsweise mit den Worten beenden:

…Letzten Monat hatte ich zum Beispiel drei dringende Projekte in derselben Woche zu erledigen. Indem ich die Woche in kleinere Abschnitte unterteilte und jeden Tag nach Prioritäten ordnete, konnte ich organisiert bleiben und alle Projekte pünktlich abliefern.

Als Nächstes werden wir uns weitere wortwörtliche Beispielantworten auf die Frage „Wie bleiben Sie bei der Arbeit organisiert?“ oder „Wie halten Sie sich selbst organisiert?“ ansehen.

Wie bleiben Sie organisiert? Beispielantworten für Vorstellungsgespräche

Beispielantwort für erfahrene Arbeitssuchende:

Als ich in meiner letzten Position eingestellt wurde, erkannte ich schnell, dass ich eine große Anzahl von Aufgaben zu bewältigen haben würde und dass ich meine Ressourcen effizient nutzen musste, wenn ich erfolgreich sein wollte. Ich verwendete einen Online-Kalender und eine Aufgabenliste, um Prioritäten zu setzen und meinen Tag und meine Woche zu planen. Ich habe jedes größere Projekt in kleinere Teile zerlegt, was mir beim Zeitmanagement und bei der Entscheidung, welche Aufgaben am Tag am wichtigsten sind, geholfen hat.

Beispielantwort Nr. 2 für erfahrene Arbeitssuchende:

Ich verwende einen Online-Kalender und eine Aufgabenliste, um mich zu organisieren. Außerdem erledige ich meine wichtigste Aufgabe am liebsten jeden Morgen sofort. Auf diese Weise kann ich meine Hauptaufgabe erledigen, wenn ich später am Tag mit unvorhergesehenen Herausforderungen konfrontiert werde. Ich habe auch festgestellt, dass Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent Hand in Hand gehen, zumindest in meinen letzten Rollen. So habe ich gelernt, mit meinem Team und dem Projektleiter klar und deutlich über Fortschritte, Rückschläge, Fristen, unvorhergesehene Aufgaben, die ich erledigen muss, und vieles mehr zu kommunizieren. Auf diese Weise konnte ich organisiert bleiben und ein hohes Arbeitspensum bewältigen, einschließlich einiger knapper Fristen.

Beispielantwort Nr. 3 für erfahrene Arbeitssuchende:

Meine Vorgesetzten in meinen beiden früheren Positionen haben sich beide sehr zurückhaltend verhalten, und ich musste meine eigenen organisatorischen Fähigkeiten und Systeme entwickeln. Ich habe die Herausforderung genossen und einige großartige Systeme entwickelt, um Zeit zu sparen, meine wichtigsten Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und sicherzustellen, dass die anderen Aufgaben, die nicht oberste Priorität haben, nicht durch die Maschen fallen und vergessen werden. Was die spezifischen Tools angeht, so habe ich eine Kombination aus E-Mail und Google Kalender sowie automatische Erinnerungen, E-Mail-Tags und E-Mail-Ordner verwendet, um alle meine Projekte zu organisieren. Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen einige frühere Beispiele zeigen, wie dies bei bestimmten Projekten aussah.

Beachten Sie, dass Sie in Antwortbeispiel Nr. 3 oben nicht mit einem Beispiel enden, sondern den Gesprächspartner fragen, ob er detailliertere Beispiele dafür haben möchte, wie Sie diese organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Zeitmanagement eingesetzt haben. Aber Sie überlassen es dem Gesprächspartner, das zu entscheiden.

Dies ist ein guter Weg, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Antwort schon etwas lang wird und Sie noch keine konkreten Beispiele genannt haben.

Demnächst werde ich Ihnen genau sagen, wie lang Ihre Antwort sein sollte.

Schauen wir uns zunächst eine Beispielantwort für Berufseinsteiger an…

Beispiel-Antwort für Berufsanfänger:

In meinem letzten Studienjahr hatte ich eine Reihe schwieriger Projekte, die mir alle innerhalb weniger Wochen zugewiesen wurden und alle in derselben Woche fällig waren. Ich habe jedes Projekt in wöchentliche Abschnitte unterteilt, um herauszufinden, was ich jede Woche erledigen musste, um rechtzeitig fertig zu werden. Außerdem nutzte ich einen Online-Kalender, um die Aufgaben mit den Teammitgliedern für alle meine Teamprojekte zu koordinieren. Ich habe das Semester mit einem Notendurchschnitt von 4,0 abgeschlossen, und mein Zeitmanagement und meine Organisation waren ein wichtiger Grund dafür. Ich möchte versuchen, diesen Ansatz auch bei meiner ersten Vollzeitstelle anzuwenden, da er mir im Studium sehr geholfen hat. Ich bin auch offen dafür, neue Methoden zu erlernen und zusätzliche Hilfsmittel einzusetzen.

Behalten Sie Ihre Antwort auf eine Minute oder weniger

Bei der Beantwortung von einfachen Fragen wie „Wie organisieren Sie sich?“ sollten Sie es vermeiden, zu langatmig zu antworten.

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Ich empfehle, dass Sie etwa 30 Sekunden lang beschreiben, wie Sie Ihre Arbeit organisieren, und dann noch etwa 20-30 Sekunden lang ein kurzes Beispiel nennen.

Wenn Sie kein Beispiel nennen, beschreiben Sie einfach 30-45 Sekunden lang Ihre allgemeine Vorgehensweise und die Hilfsmittel, die Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit einsetzen.

Wenn der Gesprächspartner oder der Personalverantwortliche an dieser Stelle mehr Details wünscht, kann er nachfragen. Aber reden Sie nicht zwei bis drei Minuten lang auf eine einfache Frage wie diese. Weniger ist manchmal mehr, und Sie werden den Gesprächspartner frustrieren, wenn Sie auf jede Frage eine lange Antwort geben.

Antworten auf die Frage „Welche Hilfsmittel und Techniken verwenden Sie, um organisiert zu bleiben?

Ihr Gesprächspartner könnte Sie auch fragen: „Welche Hilfsmittel und Techniken verwenden Sie, um sich zu organisieren?“

Diese Frage ähnelt der Frage „Wie bleiben Sie organisiert?“, aber Ihre Antwort muss zuerst ein bestimmtes Detail erwähnen.

Ähnlich wie bei der obigen Frage sollten Sie bei der Beantwortung dieser Frage darauf achten, dass Sie mindestens ein Hilfsmittel oder eine Technik nennen, bevor Sie allgemeine Strategien nennen.

Da der Interviewer seine Frage mit dem Wort „Tools“ einleitet, ist das wahrscheinlich das, woran er am meisten interessiert ist.

Der Interviewer wird es trotzdem zu schätzen wissen, wenn Sie im Anschluss daran einige allgemeine organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagementstrategien usw. nennen, aber beginnen Sie mit den von Ihnen verwendeten Tools und Technologien.

Sie könnten zum Beispiel sagen:

Ich verwende Google Calendar und Asana, um Projekte mit meinem Team zu koordinieren und zu verfolgen. Das verwenden wir in der gesamten Abteilung. Außerdem verwende ich Asana, um meine individuellen Aufgaben und To-Do-Listen zu verfolgen. Was allgemeine Techniken angeht, die ich verwende, um organisiert zu bleiben, so lege ich großen Wert auf Kommunikation, um sicherzustellen, dass ich mit anderen Teammitgliedern auf derselben Seite stehe. Außerdem plane ich gerne weit im Voraus und unterteile große Projekte in kleinere Abschnitte, damit ich die Aufgaben jede Woche nach Prioritäten ordnen kann.

Sie müssen nicht eine Million winziger Details über die Tools mitteilen (es sei denn, der Personalverantwortliche stellt weitere Fragen), aber zeigen Sie, dass Sie einige Tools, die Sie für bestimmte Zwecke verwenden, gut beherrschen.

Zu vermeidende Fehler bei der Beantwortung

Wenn Sie die obigen Tipps und Beispielantworten gelesen haben, wissen Sie, wie Sie Ihr Organisationssystem beschreiben und diese Frage im Vorstellungsgespräch meistern können.

Im Folgenden finden Sie einige Fehler, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten.

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Erstens sollten Sie nie den Eindruck erwecken, dass Sie zögern, das Thema anzusprechen, oder dass es Ihnen schwer fällt, sich zu organisieren.

Wenn ein Personalverantwortlicher Sie nach Ihrem oderWenn die Bewerberin oder der Bewerber über organisatorische Fähigkeiten verfügt, ist es wahrscheinlich, dass sie oder er sich sehr dafür interessiert und/oder glaubt, dass es für die Stelle entscheidend ist.

Sie wollen also Begeisterung für das Thema sehen, kein Zögern oder Angst.

Zweitens: Gehen Sie nicht in das Vorstellungsgespräch, ohne Ihre Antwort zu üben und Ihr Gedächtnis aufzufrischen, was Ihre Arbeitsabläufe, die in letzter Zeit verwendeten Hilfsmittel und Software sowie Ihre allgemeine Vorgehensweise bei der Organisation angeht.

Manchmal haben Sie bei der Arbeit eine Routine, die Sie gut beherrschen, die Sie aber schon lange nicht mehr beschrieben haben, so dass Sie Schwierigkeiten haben, die richtigen Worte zu finden.

Das kann dazu führen, dass Sie im Vorstellungsgespräch unsicher klingen, wenn Sie nicht geübt haben.

Zum Glück können Sie dieses Problem lösen, indem Sie einfach Ihre Antwort üben und sicherstellen, dass Sie eine allgemeine Vorstellung davon haben, was Sie sagen wollen.

Stellenbewerber, die selbstbewusst und sicher in ihrer Antwort klingen, werden den Personalverantwortlichen eher beeindrucken, also üben Sie die Beantwortung solcher Fragen vor dem Vorstellungsgespräch.

Drittens: Geben Sie keine Antworten, die sich nicht auf die Stelle beziehen, für die Sie sich gerade bewerben.

Der Arbeitgeber denkt an seine spezifischen Aufgaben, wenn er Ihnen Fragen zum Vorstellungsgespräch stellt. Wenn der Arbeitgeber Fragen zu Ihrer bisherigen Arbeit stellt, versuchen Sie, Ihre Antwort auf die Bedürfnisse des Arbeitgebers zuzuschneiden.

Hier sind einige Beispiele für eine maßgeschneiderte Antwort:

Wenn Sie für eine Stelle spontan denken und gelegentlich unvorhergesehene Aufgaben bewältigen müssen, zeigen Sie Flexibilität und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig und organisiert zu bleiben.

Wenn Sie voraussichtlich unter Zeitdruck arbeiten werden, sollten Sie angeben, wie Sie in der Vergangenheit mit Fristen umgegangen sind. Beschreiben Sie ein schnelles System, irgendwelche Gewohnheiten oder natürlich Werkzeuge und Technik.

Wenn Sie in einer Position arbeiten, in der Sie den Kopf einziehen und oft stundenlang an einer Aufgabe arbeiten, zeigen Sie, wie Sie Ihre Organisationsmethoden einsetzen, um weniger Ablenkungen zu haben und länger konzentriert zu bleiben.

Fazit

Personalverantwortliche und Interviewer fragen oft: „Wie organisieren Sie sich?“, um sicherzugehen, dass Sie sich in ihrem Job nicht schwer tun, Fristen versäumen oder bei jedem Projekt viel „Händchen halten“ müssen.

Ihr Ziel ist es, selbstbewusst und „kampferprobt“ zu klingen, wenn Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten beschreiben.

Seien Sie bereit, über die Werkzeuge und Systeme zu sprechen, die Sie verwenden.

Und geben Sie, wenn möglich, Beispiele dafür, wie Sie bei vergangenen Herausforderungen und Aufträgen organisiert geblieben sind.

Es ist in Ordnung, wenn Sie keine Hightech-Ressourcen für Ihren Organisationsprozess verwenden. Google Calendar und handschriftliche Notizen sind in manchen Jobs in Ordnung.

Beschreiben Sie einfach die Fähigkeiten und Methoden, die Sie verwendet haben.

Zeigen Sie, dass Sie sich mit Ihren organisatorischen Fähigkeiten insgesamt wohl fühlen, dann werden Sie auch bei dieser Frage gut abschneiden.

Wenn Sie sich darauf vorbereiten, selbstbewusst und klar über Ihre Erfahrungen bei der Organisation Ihrer Arbeit und der erfolgreichen Bewältigung von Aufgaben zu sprechen, zeigen Sie dem Personalverantwortlichen, dass Sie auch in seinem Unternehmen erfolgreich sein werden.

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