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Egal, ob es sich um ein kleines Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitern oder um eine große Firma mit Dutzenden von Angestellten handelt, eine effektive Kommunikation ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle an Bord sind und bereit sind, das gleiche Ziel innerhalb eines Projekts zu erreichen.

Doch aufgrund schlechter Kommunikation scheint es, als ob immer etwas in der Übersetzung verloren geht. Laut einer Studie der Brandeis University scheitern 56 % der Projekte aufgrund ineffizienter Kommunikation.

Ohne effektive Kommunikation ist es für Teammitglieder leicht, richtungslos zu werden und Aufgaben zu erledigen, die nichts mit dem Projekt im Allgemeinen zu tun haben. Dies kann eine Herausforderung für Projektmanager sein, aber noch ist nicht alle Hoffnung verloren. Wir haben einen ausführlichen Leitfaden für eine erfolgreiche Kommunikation im Projektmanagement zusammengestellt.

Arten der Kommunikation im Projektmanagement

Es heißt, dass 90 % der Kommunikation nonverbal erfolgt. In der Tat gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie mit Ihren Kollegen im Büro kommunizieren können. Es gibt vier primäre Kommunikationskategorien:

  • Nonverbal
  • Verbal
  • Visuell
  • Schriftlich

Aber wie können Sie Ihrem Team die spezifischen Details des Projekts, die Ziele, die jeder berücksichtigen sollte, und die breite Palette der Anforderungen eines Kunden vermitteln? In der heutigen Zeit hat die Kommunikation viele Facetten, denn Sie können mit Ihren Untergebenen in Kontakt treten:

  • Emails
  • Sofortnachrichten
  • Persönliche Besprechungen
  • Sprach- und Videoanrufe

Natürlich kann der Einsatz einer ganzen Reihe von Kommunikationsinstrumenten sehr effektiv sein, da Sie die Feinheiten des Projekts im Wesentlichen wiederholen können.

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Die wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten für Projektmanager

In der Brandeis-Studie wurde festgestellt, dass 69 % der Manager sich bei der Kommunikation mit Mitarbeitern im Allgemeinen unwohl fühlen. Das macht Sinn, wenn man bedenkt, dass weniger als ein Fünftel der Mitarbeiter anmerkt, dass ihre Unternehmen eine gute Arbeit leisten, wenn es darum geht, eine starke Kommunikation im gesamten Unternehmen zu fördern.

Viele sagen, dass das Management keine klaren Anweisungen gibt, während andere darauf hinweisen, dass das Management keine Zeit für Treffen mit den Mitarbeitern einplant.

Effektive Kommunikation stellt sicher, dass das Team die Anforderungen nicht missversteht“, sagt Reuben Yonatan, Gründer und CEO von GetVoIP. Eine unzureichende Kommunikation könnte dazu führen, dass ein Teammitglied denkt, die Anforderung sei rot, während sie in Wirklichkeit weinrot ist. Wenn dann ein rotes Produkt geliefert wird, sind der Manager, der Kunde und die Führungskraft am Ende unzufrieden.

Yonatan fügte hinzu, dass es für den Manager, der ein Projekt überwacht, von entscheidender Bedeutung ist, die wirksame Kommunikation, „um das Beste aus einer globalen Belegschaft herauszuholen“, zumal „der Arbeitsplatz immer globaler wird“.

Was muss also getan werden? Ganz einfach: Projektmanager müssen ihre Kommunikationsfähigkeiten schärfen. Die Liste kann sehr lang sein, aber hier sind die fünf wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten, die Projektmanager besitzen müssen:

  • Prioritäten setzen: Wenn der Projektleiter ein Team in die Schlacht führt, muss er vor allem die Strategie für die erfolgreiche Durchführung des Auftrags klar vermitteln, d. h. er muss die Ziele umreißen, die Vorgehensweise planen und von Anfang bis Ende Prioritäten setzen.
  • Förderung der Zusammenarbeit: Es ist nicht nur wichtig, dass der Projektleiter mit allen Beteiligten zusammenarbeitet, sondern auch, dass er das Engagement und die Zusammenarbeit innerhalb seines Teams fördert.
  • Aktives Zuhören: Projektmanager müssen in der Lage sein, Beiträge und Ideen von ihrem Team zu sammeln, und dies erfordert aktives Zuhören, ohne zu unterbrechen, abzutun oder zu ignorieren, was die einzelnen Personen zu sagen haben.
  • Beziehungen aufbauen: Wenn der Projektleiter während des gesamten Projekts aufmerksam, ehrlich und kompetent ist, werden die Mitarbeiter mehr tun als nur ihre Pflicht.
  • Beständigkeit: Als Projektmanager müssen Sie mit der Botschaft und der Vision eines Projekts konsistent sein. Ständige Änderungen können den Fluss und den Fortschritt des laufenden Projekts stören, aber auch zu Fehlkommunikation und Missverständnissen führen.
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Warum Kommunikation im Projektmanagement wichtig ist

In den letzten Jahren sind viele Unternehmen dazu übergegangen, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, anstatt sie an einem zentralen Standort zu beschäftigen. Diese Umstellung kann sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen, weshalb eine effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung ist.

Kürzlich, während unseres Übergangs zur Telearbeit, habe ich mein Bestes getan, um meinem kleinen Team die Schritte zu vermitteln, die wir unternehmen mussten, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen, damit wir die Fristen aller anstehenden Projekte einhalten konnten“, erklärt der Leiter von GetVoIP. Ich habe persönlich mit den betroffenen Teammitgliedern gesprochen, mir ihre Bedenken angehört und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen. Das Ergebnis war, dass wir trotz der Umwälzungen durch die Umstellung auf Fernarbeit alle Termine einhalten konnten.

Was sind also einige der Vorteile einer effektiven Kommunikation, wenn sie in das Projektmanagement integriert wird? Hier sind sieben Vorteile, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Abschwächung von Risiken

Seien wir ehrlich: Egal, wie gut Sie planen, es wird immer Hürden und Rückschläge geben. Indem Sie mit Ihrem Team kommunizieren und aufschlüsseln, was zu tun ist, können Sie diese Risiken mindern und sicherstellen, dass Sie alle Hindernisse effektiv und schnell überwinden können.

2. Erleichterung der Mitarbeiterentwicklung

Ob Zoom-Meetings oder persönliche Besprechungen – Kommunikation kann eine Flut von kurz- und langfristigen Vorteilen auslösen. Viele Experten sprechen von der Entwicklung von Talenten, sei es in Bezug auf Vertrauen, Zusammenarbeit oder Kameradschaft. Durch die Schaffung eines Umfelds, in dem jeder mit jedem interagiert Wenn man sich gegenseitig anschaut, kann man fast sicher sein, dass niemand an der Seitenlinie sitzt.

3. Sicherstellen, dass alle auf der gleichen Seite sind

Eine regelmäßige Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern kann dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wie oft haben Sie in den letzten ein oder zwei Wochen mit Ihrem Team gesprochen? Diese Frage ist gut zu beantworten, denn sie könnte aufzeigen, ob Sie in Ihren Kommunikationsbemühungen konsequent sind oder nicht.

Indem Sie kommunikativ sind und andere ermutigen, ihre Gedanken zu den Details eines Projekts zu äußern, sei es zum Prozess, zur Vision oder zum Gesamtziel, erhalten Sie konstruktives Feedback und Anregungen, die letztlich Ihre nächsten Schritte verfeinern können.

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4. Von Anfang an Klarheit haben

Wenn Sie ein Projekt starten, beginnen Sie in der Regel mit einer Vorlage. Sobald der Plan erstellt ist, müssen Sie ihn Ihrem Team mitteilen, um Fragen zu beantworten, Details zu bekräftigen und Lösungen für allgemeine Probleme zu finden.

Als Projektmanager lernen Sie die Erwartungen und Vorstellungen des Teams über das Endprodukt kennen und erhalten und verarbeiten Informationen über mögliche Änderungen“, erklärt Kuba Koziej, der Mitbegründer von Zety. Es gibt ein ganzes Team, das Sie braucht, um die Anforderungen für das Projekt zu präsentieren, die Spezifikationen sorgfältig zu besprechen, über Änderungen zu kommunizieren und täglich Fragen zu beantworten.

5. Transparenz schaffen

Wenn es etwas gibt, das viele Arbeitnehmer fordern, dann ist es Transparenz. Leider ziehen es viel zu viele Unternehmen vor, ihren Mitarbeitern Details über laufende Projekte vorzuenthalten, selbst wenn sie daran beteiligt sind, was zu einer Menge Frustration führen kann. Als Projektmanager muss man gute Beziehungen und effektive Kommunikationskanäle aufbauen, wenn alle Parteien beteiligt sind“, so Koziej. Durch regelmäßige und flexible Kommunikation können die Erwartungen von Beginn eines neuen Projekts an festgelegt werden.

Ob es sich nun um die Unternehmensvision oder die Anforderungen bestimmter Kunden handelt – dank der Transparenz weiß Ihr Team, was erreicht werden muss und wie man es erreichen kann.

Effektive Kommunikation setzt voraus, dass Sie offen und ehrlich sind. Dies führt zu Engagement und Motivation, da es Ihrem Team das Gefühl geben kann, Teil von etwas Sinnvollem und Wichtigem zu sein.

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Tipps für die Projektkommunikation

Laut dem Brandeis-Bericht empfehlen 81 % der Mitarbeiter eine häufigere Kommunikation, 85 % schlagen konstruktives Feedback vor, und weitere 84 % wünschen sich mehr Klarheit über die Projektziele und Erwartungen.

Aber was können Projektmanager sonst noch tun, um die Einzelheiten eines Projekts zu kommunizieren und Teamarbeit, Beteiligung und Kooperation zu fördern? Hier sind einige Tipps zur Verbesserung der Projektkommunikation am Arbeitsplatz:

1. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan stellt sicher, dass Sie bei Ihren allgemeinen Kommunikationsbemühungen für einen Auftrag auf Kurs bleiben.

Hier sind einige Komponenten, die Sie bei der Erstellung Ihres Kommunikationsplans berücksichtigen sollten:

  • Identifizieren Sie alle beteiligten Parteien
  • Definieren Sie die MMethoden, die Sie zur Kommunikation verwenden werden
  • Bestimmen Sie die Häufigkeit der Kommunikation
  • Legen Sie fest, welche Arten von Informationen an die einzelnen Parteien geschickt werden müssen (sensible Informationen, Aktualisierungen und standardisierte Angaben)
  • Schreiben Sie den Zweck Ihres Kommunikationsplans auf

Brauchen Sie Hilfe? Nehmen Sie an dem Kurs Kommunikationsstrategie erstellen auf LinkedIn Learning teil.

2. Nutzen Sie die Technik und Tools

In der heutigen technologisch fortschrittlichen und hypervernetzten Welt gibt es keine Ausrede mehr, um nicht die Vorteile des Schatzes an Software, Technologie und Tools zu nutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Von mobilen Apps bis hin zu Telekommunikationsdiensten gibt es so viele Möglichkeiten, mit Hilfe dieser Ressourcen zu kommunizieren, zu planen und zu arbeiten. Sie können sogar einen Teil Ihrer Kommunikation automatisieren, z. B. ein Büro-Memo oder Kalendererinnerungen mit Hilfe dieser Tools.

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3. Terminieren und planen Sie Besprechungen

Besprechungen haben heutzutage einen schrecklichen Ruf – sie werden als unproduktiv und als Zeitverschwendung angesehen. Dabei können sie das Gegenteil bewirken, wenn sie auf die richtige Weise organisiert und durchgeführt werden.

Machen Sie vor jeder Sitzung eine Liste mit den Themen, die Sie besprechen möchten, planen Sie Zeit ein, um die Meinungen Ihrer Kollegen einzuholen, und legen Sie eine Höchstdauer für die Sitzung fest. Und natürlich sollten Sie darauf achten, dass Ihre Besprechungen die Arbeit Ihres Teams nicht behindern.

4. Führen Sie eine tägliche Checkliste

Eine To-Do-Liste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, die anstehenden Aufgaben zu erledigen und die Produktivität zu steigern. Das Konzept einer Checkliste sollte auch für Ihre Kommunikation gelten, da Sie so versuchen können, mit Ihren Projektzielen Schritt zu halten.

5. Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel

Manche Menschen sind eher visuell veranlagt als andere, daher ist es ratsam, ihnen nach Möglichkeit entgegenzukommen. Oftmals kann auch eine visuelle Präsentation Ihren Standpunkt vermitteln. Ob ein Diagramm oder ein Video – es gibt viele Möglichkeiten, die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern durch visuelle Elemente zu verbessern.

6. Erstellen Sie einen Meilenstein-Tracker

Ein Meilenstein-Tracker kann Ihrem Team einen zusätzlichen Ansporn geben und ihm helfen, den Projektfortschritt zu verfolgen.

Achten Sie darauf, Ziele und Projektphasen einzutragen und jedem Teammitglied eine Verantwortung zuzuweisen. Jedes Mal, wenn Sie einen Meilenstein erreichen, sollten Sie den Projektfortschritt anerkennen und die Bemühungen aller Beteiligten loben.

7. Feiern Sie Erfolge mit Ihrem Team

Niemand mag es, wenn ein Vorgesetzter den ganzen Ruhm für sich beansprucht, und niemand mag es, wenn er für seine Arbeit an einem Projekt kein Lob erhält. Daher ist es wichtig, dass Sie Wege finden, Ihre Wertschätzung und Dankbarkeit für die harte Arbeit und den Beitrag jedes Einzelnen zu einem Projekt zu vermitteln.

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Abschließende Gedanken

Eine Organisation ist eine Ansammlung von Individuen“, sagt Ruggero Loda, Gründer von Running Shoes Guru. Um zusammenzuarbeiten und an einem Strang zu ziehen, müssen diese Personen miteinander kommunizieren. Wenn sie das nicht tun, sind sie nur eine Ansammlung ungleicher Teile, die nicht in der Lage sind, effektiv zusammenzuarbeiten.ork.‘

Innerhalb eines Projekts sind alle auf die eine oder andere Weise miteinander verbunden. Es ist Ihre Aufgabe, durch eine einwandfreie Kommunikation einen Weg zu finden, Partnerschaft und Zusammenarbeit zu fördern.

Dies kann erreicht werden, wenn Sie verstehen, warum Kommunikation für den Erfolg des Projektmanagements entscheidend ist, und wenn Sie die erforderlichen Kommunikationsmaßnahmen richtig einsetzen.

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Beteiligen Sie sich an der Diskussion! Sind Sie ein Projektmanager? Warum glauben Sie, dass Kommunikation entscheidend für den Erfolg eines Projekts ist? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit.

Dieser Artikel ist eine aktualisierte Version eines früheren Artikels, der ursprünglich am 17. Oktober 2016 veröffentlicht wurde.