Die Fähigkeit, Probleme effektiv zu lösen, ist eine der wertvollsten Fähigkeiten, die man haben kann.

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Unabhängig davon, in welchem Bereich Sie arbeiten, waren Sie wahrscheinlich schon mit zahlreichen Situationen konfrontiert, sowohl in Ihrem Privat- als auch in Ihrem Berufsleben, die ein schnelles Handeln erforderten, um eine weitere Eskalation des Problems zu verhindern. Ganz gleich, ob Sie sich mit einer abteilungsübergreifenden Fehde, Personalengpässen, Lieferverzögerungen bei einem Projekt oder einer defekten Anlage auseinandersetzen müssen, es gibt immer wieder Brände, die bei der Arbeit gelöscht werden müssen.

Die Lösung von Problemen ist oft ein intuitiver Prozess, aber bestimmte Probleme erfordern ein taktischeres und sorgfältigeres Vorgehen, damit sie erfolgreich gelöst werden können. In diesem Artikel führen wir Sie durch die notwendigen Schritte, die Sie befolgen müssen, um ein besserer Problemlöser bei der Arbeit zu werden – und darüber hinaus.

Schritt 1: Definieren Sie das Problem

Bevor Sie in den Problemlösungsmodus wechseln, müssen Sie zunächst das Problem definieren und ein solides Verständnis aller seiner Komponenten erlangen.

Beginnen Sie mit der Beantwortung einiger Fragen, wie z. B.:

  • Wer ist betroffen?
  • Was genau ist passiert?
  • Was hat die Situation verursacht?
  • Wo ist das Problem aufgetreten?
  • Warum ist es passiert?
  • Was sind die unmittelbaren Auswirkungen des Problems?
  • Wie wirkt sich das Problem auf andere aus?
  • Wie wirkt sich das Problem auf den Arbeitsablauf aus?

Wenn Sie einige dieser Fragen beantworten, werden Sie in der Lage sein, das ganze Ausmaß des Problems zu verstehen, mit dem Sie konfrontiert sind, sowie alle Aspekte, die Sie berücksichtigen müssen, bevor Sie mit der Arbeit an einer Lösung beginnen.

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Schritt 2: Feedback einholen

Wenn verschiedene Personen an dem Problem beteiligt sind, ist es wichtig, auch sie zu Wort kommen zu lassen.

Jede Person hat möglicherweise eine andere Sicht auf das Problem und seine Ursachen. Indem Sie anderen die Möglichkeit geben, ihre Bedenken zu äußern und ihre Sichtweise mitzuteilen, können Sie sich ein umfassendes Bild von dem Problem machen. Um eine wirksame Lösung zu finden, müssen Sie jedoch zwischen Meinungen und Fakten unterscheiden.

Sie müssen auch die Interessen der Menschen berücksichtigen. Wie wirkt sich das Problem auf sie aus? Welche Lösung würde ihnen nützen? Der Einsatz von Instrumenten wie Umfragen und Diskussionsrunden kann ein wirksames Mittel sein, um ehrliches Feedback und Vorschläge zu erhalten.

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Schritt 3: Ermitteln Sie die Ursache des Problems

Neben der Definition des Problems, mit dem Sie konfrontiert sind, müssen Sie möglicherweise auch die Ursache des Problems ermitteln. Auf diese Weise können Sie eine Lösung finden, die nicht nur das oberflächliche Problem behebt, sondern auch ein weitaus tiefer liegendes Problem, das in Zukunft weitere Probleme verursachen könnte.

Anhand der gesammelten Informationen und des erhaltenen Feedbacks können Sie herausfinden, was die eigentliche Ursache des Problems ist, mit dem Sie konfrontiert sind.

Sie arbeiten zum Beispiel an einem gemeinsamen Projekt mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen und Teams. Dennoch kommt es ständig zu Verzögerungen, weil sich die Drähte ständig überkreuzen.

Das offensichtliche Problem könnte ein Mangel an Kommunikation und Teamarbeit sein, aber in Wirklichkeit könnte die Ursache des Problems darin liegen, dass das Team keinen Aktionsplan erstellt und keine klaren Ziele festgelegt hat, bevor es mit dem Projekt begonnen hat. Um eine Lösung zu finden, müssen Sie daher zunächst verstehen, wo das Problem seinen Ursprung hat.

Schritt 4: Brainstorming für Lösungen

Sobald Sie das Problem erkannt haben, ist es an der Zeit, mit dem Brainstorming zu beginnen, um Wege zur Lösung zu finden. Je nach Art des Problems können Sie selbständig ein Brainstorming durchführen oder andere an diesem Prozess beteiligen.

In dieser Phase müssen Sie alle Informationen, Erkenntnisse und Rückmeldungen, die Sie erhalten haben, berücksichtigen, um geeignete Lösungen für das Problem zu finden, ohne dabei neue Probleme zu schaffen.

Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf, und betrachten Sie die Optionen aus verschiedenen Blickwinkeln. Geben Sie sich jedoch einen Rahmen, mit dem Sie arbeiten können; Sie müssen die Ziele und gewünschten Ergebnisse dieser Lösungen sowie alle anderen Überlegungen und Einschränkungen, die berücksichtigt werden müssen, festlegen. Außerdem sollten Sie sich eine Frist setzen, sowohl für diesen Schritt als auch für den gesamten weiteren Prozess.

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Schritt 5: Anwendung von Problemlösungstechniken

Wenn Sie mit einem Problem konfrontiert sind, das schnell und effektiv gelöst werden muss, gibt es einige Techniken, die Sie in den Prozess integrieren können, darunter:

Die fünf Gründe

Verwenden Sie diese Methode, um der Ursache eines Problems auf den Grund zu gehen. Definieren Sie zunächst das Problem und fragen Sie dann, warum es auftritt. Ihre Antwort muss objektiv sein und auf Tatsachen beruhen. Fragen Sie dann im Anschluss an Ihre erste Antwort erneut nach dem Warum. Wiederholen Sie diesen Vorgang noch dreimal, wobei Sie Ihr „Warum“ jedes Mal um Ihre letzte Antwort herum formulieren.

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Sechs Denkhüte

Diese Technik ermöglicht es Ihnen, das anstehende Problem aus sechs verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten; wenn Sie alle Hüte „ausprobiert“ haben, werden Sie einen besseren Einblick in die Situation erhalten. Wenn Sie im Team an einem Problem arbeiten, kann jede Person einen anderen Hut „aufsetzen“.

Der blaue Hut steuert den Entscheidungsprozess und konzentriert sich darauf, alle Informationen zusammenzufassen. Der grüne Hut erforscht kreative Ideen und Lösungen. Der rote Hut legt den Schwerpunkt auf Emotionen und Gefühle. Der gelbe Hut konzentriert sich auf die positiven Seiten jeder Idee. Der weiße Hut steht für Fakten und Zahlen. Der schwarze Hut schließlich setzt Kritik ein, um schlechte Ideen zu eliminieren.

Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse

Mit dieser Methode können Sie potenzielle Fehler und Probleme innerhalb Ihrer Lösungsstrategie identifizieren. Dies könnte eine tiefere Analyse sowie frühere Daten zur Unterstützung dieses Prozesses erfordern. Am Ende können Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen, bevor Sie eine Lösung umsetzen.

Welt-Café

Diese Technik erleichtert die Diskussion in größeren Gruppen und hilft ihnen, ein Problem in einem entspannten und kreativen Rahmen anzugehen. Zum StKunst, schaffen Sie einen Raum, der einem Café nachempfunden ist, und lassen Sie die Teilnehmer dann aktuelle Probleme diskutieren und erkunden.

Schritt 6: Bewerten Sie die Alternativen

Sobald die Brainstorming-Phase abgeschlossen ist, müssen Sie Ihre Ideen bewerten und ihre Vor- und Nachteile abwägen.

Die Alternative, für die Sie sich entscheiden, muss bestimmte Kriterien erfüllen. So muss sie beispielsweise mit den von Ihnen festgelegten Zielen übereinstimmen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass alle an diesem Prozess Beteiligten mit der Wahl einverstanden sind. Noch wichtiger ist, dass Sie die Machbarkeit dieser Lösung berücksichtigen, indem Sie Budgetbeschränkungen, Ressourcen, Zeit und Unternehmensrichtlinien in Betracht ziehen.

Der Einsatz der SWOT-Analyse ist hier sicherlich hilfreich. Mit ihr können Sie die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken jeder möglichen Lösung ermitteln. Auf diese Weise können Sie letztlich die am besten geeignete Lösung auswählen.

Indem Sie die Alternativen an diesen Leitlinien messen, können Sie sie einzeln bewerten und feststellen, welche die klügste Wahl ist.

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Schritt 7: Umsetzung der gewählten Lösung

Sie haben also das Problem definiert, sich eine Lösung überlegt, Ihre Optionen bewertet und eine Entscheidung getroffen, wie Sie das Problem angehen wollen. Jetzt ist es an der Zeit, eine Umsetzungsstrategie zu entwickeln und die Räder in Gang zu setzen.

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Wenn Sie an einer individuellen Problemlösung arbeiten, müssen Sie festlegen, wie Sie die Lösung des Problems am besten umsetzen. Egal, ob es sich um einen schrittweisen Aktionsplan, eine detaillierte Aufgabenliste oder einen mehrstufigen Plan handelt, die Unterteilung des Prozesses in leichter verdauliche Abschnitte wird Ihnen den Einstieg erleichtern.

Wenn Sie in einem Team arbeiten, müssen die Aufgaben entsprechend verteilt und den einzelnen Teammitgliedern entsprechend ihrer Rolle zugewiesen werden. Es ist wichtig, sich in dieser Phase mit den anderen abzustimmen und sicherzustellen, dass die Umsetzungsstrategie nach Plan verläuft. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Sie sich entsprechend neu zusammensetzen.

Schritt 8: Fortschritte überwachen

Sobald Sie Ihre Lösung implementiert haben, müssen Sie die erzielten Fortschritte überwachen. Auf diese Weise können Sie feststellen, in welchen Bereichen Anpassungen oder Änderungen erforderlich sind, damit Sie Ihre ursprünglichen Ziele erreichen können.

Wenn es sich um eine kollektive Anstrengung handelt, helfen Ihnen offene Kommunikationskanäle mit dem Rest Ihres Teams dabei, das notwendige Feedback einzuholen.

Schritt 9: Dokumentieren Sie alles

Ein wichtiger Schritt, den Sie während des gesamten Prozesses durchsetzen sollten, ist die detaillierte Aufzeichnung von allem. Dazu können Protokolle von Brainstorming-Sitzungen, Notizen zum Ausgangsproblem und Pläne für die Umsetzungsstrategie gehören.

Auf diese Weise können Sie alles aufbewahren, was während der Arbeit an der Problemlösung besprochen, erwogen und geprüft wurde, und es wird Ihnen auch helfen, bestimmte Entscheidungen und Ergebnisse neu zu bewerten, während Sie den Fortschritt überwachen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Wenn Sie mit komplexen Situationen konfrontiert sind, müssen Sie sich die Zeit nehmen, eine Lösung zu finden, die das Problem angeht.Problem effektiv zu lösen und hoffentlich zu verhindern, dass es wieder auftritt.

Verwenden Sie die oben genannten Schritte als Leitfaden, um sich selbst und Ihr Team durch den Problemlösungsprozess zu führen. Bevor Sie eine Lösung finden können, müssen Sie zunächst das Problem im Detail verstehen und herausfinden, warum es aufgetreten ist. Erst dann können Sie eine geeignete Strategie entwickeln, um das Problem zu lösen.

WEITERE LEKTÜRE

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