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Wünschst du dir auch, du wärst mehr wie deine beste Freundin, die immer alles im Griff hat? Sie wissen, wen ich meine: diejenige mit dem tadellosen Organisationstalent, die es schafft, eine große Anzahl von Aufgaben in kürzester Zeit zu bewältigen.

Die Wahrheit ist, dass es gar nicht so schwer ist, diese übertragbare Fähigkeit zu entwickeln, und wenn Sie sie erst einmal beherrschen, können Sie selbst die schwierigsten Zeiten überstehen und dabei effizienter werden

.

Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihren normalen Zeitplan ein wenig zu ändern. Wir haben die Schritte aufgelistet, die Sie befolgen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen, besser organisiert zu sein.

Beachten Sie diese acht einfachen Schritte, um bei der Arbeit besser organisiert

zu sein:

1. Machen Sie einen Plan

Ohne eine angemessene Planung fallen bestimmte Details wahrscheinlich durch die Maschen. Egal, woran du arbeitest, du musst dir Zeit nehmen, um herauszufinden, welche Hilfsmittel und Ressourcen benötigt werden, wie viel Zeit für die Durchführung der Aufgabe notwendig ist und welche Strategie du verfolgen solltest.

Das gilt auch für Ihre beruflichen Ziele. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie wollen bis Ende des Jahres befördert werden. Um diese zu erreichen, müssen Sie beweisen, warum Sie sie verdient haben und dass Sie über alle erforderlichen beruflichen Fähigkeiten verfügen – setzen Sie sich also erreichbare Ziele

, auf die Sie hinarbeiten und die Sie das ganze Jahr über motivieren.

2. Erstellen Sie eine To-Do-Liste

Erstellen Sie täglich eine neue To-Do-Liste mit allen Dingen, die Sie für den Tag erledigen müssen (auch wenn es sich um so einfache Dinge wie Ablage oder Lebensmitteleinkauf handelt). So vergessen Sie nichts, und Sie fühlen sich produktiver

, wenn Sie die erledigten Aufgaben abhaken.

Um die Dinge auf die nächste Stufe zu heben, ordnen Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste nach Prioritäten von hoher zu niedriger Priorität. Dazu können Sie die Punkte farblich markieren oder nummerieren, so dass Sie wissen, welche Sie zuerst erledigen müssen. In diesem Zusammenhang ist es manchmal einfacher, Ihre Liste am Ende des Tages für den nächsten Tag vorzubereiten – so können Sie sich gleich nach dem Aufwachen an die Arbeit machen.

3. Machen Sie sich in Besprechungen Notizen

Wenn Sie sich in einer langweiligen Besprechung wiederfinden, denken Sie vielleicht, dass Sie sich keine Notizen machen müssen und sich einfach an alles erinnern werden, was besprochen wurde. Aber seien wir ehrlich: Sobald Sie den Raum verlassen, vergessen Sie sofort, worum es in der Sitzung überhaupt ging.

Wenn Sie sich Notizen machen, wird Ihnen das auf lange Sicht helfen, vor allem, wenn Ihr Chef Ihnen Anweisungen für die Durchführung eines bestimmten Projekts gibt. Auf diese Weise müssen Sie ihn nicht mit Fragen belästigen (die wahrscheinlich bereits in der Besprechung geklärt wurden) und Sie können effektiv zeigen, wie organisiert und proaktiv Sie sind.

4. Verwenden Sie ein Tagebuch

<p>Ein Jahreskalender, wie dieser Panda Pro Kalender [kostenpflichtiger Link], kann Ihnen helfen, Ihre Gedanken zu sammeln und sich zu organisieren. Verwenden Sie ihn, um Termine zu planen, einen wöchentlichen Speiseplan zu erstellen, alle Aufgaben aufzuschreiben und jedem Ereignis Zeiten zuzuweisen, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Tag machen. Allerdings ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihr Tag nicht genau so verläuft wie geplant (z. B. könnte sich in letzter Minute eine Änderung ergeben, die Ihre dringende Aufmerksamkeit erfordert), also planen Sie etwas Zeit für Notfälle ein.

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5. Entrümpeln Sie Ihr Gehirn

Es ist kein Geheimnis, dass Stress am Arbeitsplatz Sie davon abhält, Ihre Arbeit zu erledigen. Sie verschwenden nur unnötig Zeit damit, sich über Dinge Gedanken zu machen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihr Gehirn entrümpeln und sich einer Aufgabe nach der anderen widmen – und nicht versuchen, Multitasking zu betreiben und zu viel auf einmal zu erledigen.

Sie könnten auch versuchen, am Morgen zu meditieren, um Stress und negative Gedanken loszuwerden. Laut der American Psychological Association kann Achtsamkeit am Arbeitsplatz Stress, Ängste und Depressionen verringern.

6. Investieren Sie in Ablageordner

Es ist erstaunlich, welche Auswirkungen ein paar Schreibwaren auf Ihre Psyche und Ihre allgemeine Organisation haben können. Ob zu Hause, im Klassenzimmer oder im Büro – wenn Sie in ein paar Ablagefächer, Ordner und Ablagen investieren, um Ihre Sachen zu trennen, werden Sie sich sofort besser fühlen.

7. Beschriften Sie Ihre Dokumente

Was nützen neue und glänzende Akten, wenn Sie nicht wissen, was sich darin befindet? Damit Sie die Vorteile Ihres neu organisierten Schreibtisches oder Schranks auch wirklich nutzen können, sollten Sie mit diesem NIIMBOT-Etikettenersteller [kostenpflichtiger Link] Etiketten verwenden, um die einzelnen Ablagefächer zu kennzeichnen. So ersparen Sie sich das Durchsuchen von Papierstapeln oder Kleiderkartons, um die benötigten Gegenstände zu finden.

8. Haben Sie einen „To-Do“- und einen „Erledigt“-Stapel

Wenn Sie viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen, kann es sich als äußerst nützlich erweisen, zwei getrennte Ablagen zu führen (eine für Aufgaben, die noch erledigt werden müssen, und eine für Aufgaben, die bereits erledigt sind). Sie können die Aufgaben in der Aufgabenablage sogar mit durchsichtigen Blättern trennen, damit Sie wissen, wie viele noch zu erledigen sind.

9. Erstellen Sie Ihr eigenes Ablagesystem

Ein gutes persönliches Ablagesystem ist für jeden Berufstätigen unerlässlich. Sie können zum Beispiel Ordner mit Unterordnern anlegen und Ihre Dokumente nach Kategorien trennen: Rechnungen, Quittungen, Arztbriefe, Verträge, Projekte usw. Je nach Ihrem Lebensstil werden Sie Ihre eigene bevorzugte Methode haben, sei es in Papierform oder mit Hilfe elektronischer Geräte.

10. Organisieren Sie Ihren Schreibtisch

Wenn Ihr Computer-Desktop unordentlich ist, ist es an der Zeit, ihn zu sortieren. Ziehen Sie lose Dokumente in kategorisierte Ordner. Sie können das System sogar auf Ihrem gemeinsamen Server einrichten. Wenn es zum Beispiel ein Handbuch gibt, an das sich alle Ihre Kollegen oder Mitschüler halten, aber die Dateien an verschiedenen Orten gespeichert sind, können Sie sie in einem übersichtlichen Ordner organisieren, der für alle leicht zu finden ist.

11. Werfen Sie unnötige Dinge weg

Wir alle sind schuldig, Dinge zu horten, die wir nicht brauchen, sei es eine leere Deodorantflasche in der Schublade oder Ausdrucke von vor zwei Jahren.

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Es ist an der Zeit, sich von all dem unnötigen Gerümpel zu befreien und den Arbeitsplatz oder das Zuhause aufzuräumen. Nehmen Sie sich jeden Freitag am Ende des Tages eine halbe Stunde Zeit, um Unnötiges wegzuwerfen und Ordnung zu schaffen, damit Sie am Montag wieder voll einsatzbereit sind. Sie könnten sogar eine Neugestaltung Ihres Büros in Erwägung ziehen, um Ihre Produktivität zu steigern.

12. Nutzen Sie technische Hilfsmittel

Im heutigen digitalen Zeitalter gibt es Tausende von Apps, die uns helfen sollen, konzentriert und organisiert zu bleiben. Wenn Sie es vorziehen, technische Geräte zu verwenden, können Sie einige Apps nutzen, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten. Empfehlenswert sind Infinity für Ihre To-Do-Listen, Beep Me zum Einstellen von Erinnerungen (nur iOS), TripIt für Reisevorbereitungen und Clockify für die Verfolgung all Ihrer Aufgaben.

13. Verwalten Sie Ihre Zeit

Die Fähigkeit, seine Zeit effektiv zu verwalten, ist eine der nützlichsten Fähigkeiten, die man im Leben haben kann. Wenn Sie sich eine bestimmte Zeitspanne für die Erledigung einer Ihrer Aufgaben einräumen, können Sie unnötige Stunden von Ihrem Tag abschneiden.

Anstatt sich also darüber zu beschweren, dass der Tag nicht genug Stunden hat, können Sie diese Stunden nun sinnvoll nutzen und sicherstellen, dass Sie, wenn nicht alles, so doch das meiste von dem erledigen, was Sie sich vorgenommen haben.

14. Seien Sie ein Frühaufsteher

Wenn Sie früh aufstehen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie mehr aus Ihrem Tag machen. Anstatt also um 8.30 Uhr aufzustehen, wenn Sie um 9 Uhr im Büro oder im Klassenzimmer sein müssen, sollten Sie lieber etwas früher aufstehen. So können Sie ein gutes Frühstück zu sich nehmen und vielleicht sogar ein kurzes Training einschieben. Das sorgt nicht nur dafür, dass Sie wach und voller Energie sind, sondern bereitet Sie auch auf den kommenden Tag vor.

15. Lernen Sie zu delegieren

Die Fähigkeit, gut zu delegieren, ist eine erworbene Fähigkeit, die vielen Berufstätigen fehlt. Sie sollten herausfinden, welche Fähigkeiten Ihre Kollegen haben und wie sie eingesetzt werden können, um die besten Ergebnisse für das gesamte Team zu erzielen. Denken Sie daran: Auch wenn Sie alles selbst machen wollen, ist das nicht produktiv. Jemand in Ihrem Team ist vielleicht besser in der Lage, bestimmte Aufgaben zu erledigen, so dass Sie sich auf andere wichtige Dinge konzentrieren können.

16. Machen Sie regelmäßig Pausen

Regelmäßige Pausen sind notwendig, um konzentriert und produktiv zu bleiben. Wenn Sie nicht oft Pausen machen, arbeiten Sie zu lange, verlieren die Konzentration und zögern, weil es unmöglich ist, über einen längeren Zeitraum konzentriert zu bleiben. Bestimmte Untersuchungen bestätigen, dass sich die meisten Menschen nur eine bis vier Stunden lang pro Tag auf eine mühsame Arbeit konzentrieren können.

Gönnen Sie sich also eine Zeitspanne (z. B. 40 Minuten), in der Sie sich in die Arbeit stürzen, bevor Sie eine kurze 5-10-minütige Pause einlegen, um Ihre Batterien wieder aufzuladen.d neu konzentrieren. Wenn Sie eine sitzende Tätigkeit ausüben, nutzen Sie diese Zeit, um aufzustehen und herumzulaufen oder sich zu dehnen, um Ihr Blut in Schwung zu bringen.

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17. Verfolgen Sie Ihre Fortschritte

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele in der vorgegebenen Zeit erreichen, sollten Sie Ihre Fortschritte mit Produktivitäts-Apps verfolgen. Auf diese Weise können Sie feststellen, wann Sie am produktivsten sind, und auch überprüfen, wie viel Sie jeden Tag erreichen können. Sie können zum Beispiel feststellen, dass Sie morgens am produktivsten sind und zwei bis drei wichtige Aufgaben pro Tag erledigen können.

Sie können aufzeichnen, wie lange Sie gearbeitet haben, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet haben und wann Sie sich während des Tages am energiegeladensten gefühlt haben. Gehen Sie am Ende der Woche Ihre Notizen durch, um Ihre Hauptarbeitszeiten zu ermitteln.

18. Verwenden Sie einen Timer

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Zeit zu erfassen und Ihre Organisation zu verbessern, besteht darin, einen Timer in Ihre tägliche Routine einzubauen. Wenn Sie nicht ständig auf die Uhr schauen wollen, stellen Sie einen Timer ein, um zu ermitteln, wie lange Sie für die Erledigung bestimmter Aufgaben brauchen. Am Ende der Woche werden Sie sehen, was die meiste Zeit in Anspruch nimmt und wo Sie es reduzieren können, um effizienter zu werden. Auch wenn ein einfacher Handy-Timer ausreicht, können Sie jederzeit eine App zur Zeiterfassung auf Ihren Desktop herunterladen, die Ihnen am Ende des Tages einen detaillierten Bericht liefert.

19. Zeitblockieren Sie Ihren Kalender

Die Zuweisung von Zeit für eine Aufgabe ist ein guter Weg, um die Produktivität zu maximieren. Außerdem zeigt es den Kollegen, wann Sie beschäftigt sind, und sie wissen, dass sie Sie nicht stören sollen (wenn sie Zugang zu Ihrem digitalen Kalender haben), was wiederum Ablenkungen verhindert. Um Ihren Kalender zu organisieren, blockieren Sie also die Zeit, in der Sie sich nur auf ein Projekt konzentrieren müssen.

20. Vermeiden Sie Multitasking

Viele Menschen sind zwar stolz darauf, multitaskingfähig zu sein, aber das ist keine effektive Fähigkeit, um die Produktivität zu steigern – und Untersuchungen zufolge können dadurch bis zu 40 % Ihrer produktiven Zeit verloren gehen. Statt Multitasking zu betreiben, sollten Sie sich darauf konzentrieren, jeweils nur ein Projekt oder eine Aufgabe zu erledigen. Auf diese Weise können Sie Fehler vermeiden und Ihren Stresspegel senken, da Sie sich nicht beeilen müssen, um innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine Handvoll Dinge zu erledigen. Außerdem haben Sie das Gefühl, mehr erreicht zu haben, wenn Sie ein Projekt von Anfang bis Ende ohne Einschränkungen oder Ablenkungen bearbeiten können.

Abschließende Überlegungen

Wie Sie sehen, gibt es viele Elemente, um bei der Arbeit organisiert zu sein. Es gibt zwar kein Patentrezept, aber Sie können sich die Tipps heraussuchen, die für Sie geeignet sind, und sie in Ihre tägliche Routine einbauen, um Ihre Produktivität zu maximieren. Wenn wir besser organisiert sind und unsere Aufgaben verfolgen, fühlen wir uns natürlich weniger gestresst und erreichen eine bessere Work-Life-Balance.

Wenn dir diese Tipps gefallen und du das Gefühl hast, dass du bereits organisiert bist, dann schau dir diese Jobs für Menschen an, die gerne organisieren.

Dies ist eine aktualisierte Version eines Artikels, derhed am 16. Mai 2018.