War es schwierig, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter dieselbe ausführliche Kommunikation erhalten, als Ihre Bürobelegschaft von der Vor-Ort- zur Fernarbeit wechselte? War den Mitarbeitern klar, dass alle Informationen, die ihnen vor Ort zur Verfügung standen, in der Ferne nicht ohne Weiteres verfügbar waren? Hat Ihr neuer Mitarbeiter einen Laptop erhalten, aber es gab wenig bis gar keine Schulungsunterlagen für ihn/sie?

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Wenn sich Ihr Unternehmen auf freigegebene Laufwerke, Papierdokumente und umfangreiche E-Mails verlässt, dann nutzen Sie Ihr Intranet nicht optimal. Ein Intranet ist ein hervorragendes Instrument, um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern (und möglicherweise eine transparentere und positivere Kultur aufzubauen). Relevante Informationen können im Intranet veröffentlicht werden, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt, z. B. rechtzeitige Bekanntmachungen, zentrale Speicherung von Daten und Austausch bewährter Verfahren mit anderen. Führen Sie z. B. einen Blog für den CEO/Präsidenten, in dem er alle 1-2 Wochen informative und ansprechende Inhalte veröffentlichen kann.

7 Dinge, die Sie beim Aufbau Ihres Firmenintranets beachten sollten

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Wenn Sie Ihr Intranet aufbauen oder aktualisieren, haben Sie zwar eine Sitemap, aber vergessen Sie nicht, die Prozesse und Praktiken zu definieren. Sieben (7) wichtige Überlegungen sind:

1. SharePoint ist ein Tool – vor allem, wenn die Mitarbeiter das Microsoft-Toolset bereits verwenden und damit vertraut sind; es gibt spezielle Widgets für Kalender, Bildergalerien, Echtzeit-Feeds, Links zu sozialen Medien usw.

2. Gestalten und passen Sie das Intranet so an, dass es alle Mitarbeiter anspricht (von den Babyboomern bis zur Generation Z). Fragen Sie die Mitarbeiter, welche Art von Widgets das Intranet für sie relevanter und sinnvoller machen würde – vielleicht ein Blog, Podcast, Craig’s List und/oder Wiki. Das Engagement der Mitarbeiter wird zu einer besseren Akzeptanz führen!

  • Ein CEO/Präsident, der in seinem Blog regelmäßig wertvolle Einblicke gewährt, zeigt den Mitarbeitern, dass er/sie authentisch, offen und zugänglich ist.
  • Geben Sie den Mitarbeitern eine Stimme und die Möglichkeit, mitzuarbeiten und ebenfalls Inhalte zu veröffentlichen
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3. Erstellen Sie Namenskonventionen für Dokumente, Formulare usw. (z. B. die Verwendung eines Abteilungspräfixes). Fördern Sie eindeutige Dokumentennamen, die für die Mitarbeiter intuitiv zu finden sind. Die Verwendung eines Datumsstempels in der Fußzeile und die Aktivierung der Versionskontrolle zeigen an, welche Version die aktuelle ist.

4. Erstellen Sie Online-Formulare (wenn möglich) und automatisieren Sie Arbeitsabläufe (wenn möglich). Online-Formulare mit einem Workflow (z. B. ein PTO-Antrag) automatisieren die Bearbeitung einschließlich Genehmigung/Ablehnung und Eskalation, wenn der Vorgesetzte nicht im Büro ist.

5. Machen Sie die Sicherheit nicht übermäßig kompliziert. Geben Sie zunächst allen Benutzern nur Lesezugriff und schränken Sie dann den Zugriff auf bestimmte Sites, Seiten, Bibliotheken usw. nach Bedarf ein.

  • Dezentrales Site-Eigentum – schulen Sie mindestens zwei Personen aus jeder Abteilung zu Site-Administratoren; dasselbe gilt für Projekt- und Community-Sites – schulen Sie mindestens zwei Personen zu Site-Administratoren.

6. Wenn Sie gemeinsame Laufwerke haben und diese abschaffen wollen:

  • Überprüfen Sie alle vorhandenen Laufwerke/Dokumente
  • Löschen Sie alle Laufwerke/Dokumente, die veraltet sind und nicht mehr benötigt werden, die doppelt vorhanden sind oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist; eine Ausnahme bilden alle Dokumentes wegen eines anhängigen Rechtsstreits in der Warteschleife
  • Andernfalls, wenn das Dokument aktuell und relevant ist, verschieben Sie es in das Intranet (unter Beachtung der Namenskonvention)

7. Und zu guter Letzt…

  • Stellen Sie Kioske auf, damit auch Mitarbeiter, die nicht am Schreibtisch sitzen, Zugang zum Intranet haben
  • Veranstalten Sie einen Wettbewerb, bei dem die Mitarbeiter aufgefordert werden, dem Intranet einen Namen zu geben; geben Sie dem Gewinner einen Preis
  • Veranstalten Sie bei der Inbetriebnahme eine Schnitzeljagd, damit sich die Mitarbeiter mit dem Intranet-Layout vertraut machen können; geben Sie den Gewinnern Preise.
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