Wenn Sie erfolgreich sein wollen, müssen Sie sich die Kunst der Überzeugung aneignen.

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Es ist besser, die Kunst der Überzeugung durch Schreiben zu erlernen, als durch Reden. Sie haben mehr Zeit, Ihre Gedanken und Worte zu ordnen, und niemand unterbricht Sie mitten im Redefluss.

Vor zwanzig Jahren habe ich für den British Council gearbeitet. Ich wurde gebeten, eine Bedarfsanalyse für einen sehr speziellen Sprachkurs für Militäroffiziere zu erstellen. Ich stellte Nachforschungen an und verbrachte den größten Teil des Wochenendes damit, einen detaillierten Vorschlag zu schreiben. Am Montag übergab ich ihn dem Projektleiter, der ihn an den Verteidigungsattaché in der britischen Botschaft weiterleiten sollte.

Der Projektleiter sah ihn sich an und sagte: „Toller Bericht, aber mach ihn noch einmal.“

Er erklärte mir die wichtigsten Grundsätze des überzeugenden Schreibens. Er hatte sie von seinem Vater gelernt, der Offizier beim Militär war. Dann hat er sie viele Jahre lang als freier Journalist geübt und weiterentwickelt.

Das Ergebnis:

Überzeugen ist eine Fähigkeit, die man lernen kann. Als ich diese Grundsätze in die Tat umsetzte, wurde ich von leitenden Mitarbeitern für meine Arbeit gelobt, und sie baten mich häufig, Vorschläge für sie zu schreiben.

Mein Kollege erklärte mir, dass es fünf Grundprinzipien gibt, die man beachten sollte: Struktur, Absätze, Überschriften, Sprache und Redaktion.

5 Grundprinzipien für überzeugendes Schreiben

1. Aufbau

Die meisten Menschen beginnen mit einer Einleitung, schreiben den Hauptteil und enden mit den Schlussfolgerungen. So schreibt man aber nicht für Leute, die es eilig haben. Entscheidungsträger sind immer in Eile!

Führen Sie das Thema ein, indem Sie kurz die Situation und das Problem schildern. Dies sollte nicht mehr als ein halbes Blatt in Standardgröße (Letter / A4) in Anspruch nehmen. Nennen Sie Ihre Schlussfolgerungen und Empfehlungen in Form von Aufzählungspunkten. Auch diese sollten nicht mehr als ein halbes Standardblatt einnehmen.

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Nutzen Sie den Rest des Dokuments, um alle Ihre Argumente, Beweise und Verweise auf das Quellenmaterial darzulegen. Verwenden Sie die Empfehlungen in Form von Aufzählungspunkten als Überschriften, um jeden Punkt mit den detaillierten Argumenten und Beweisen zu verbinden.

Sobald Ihre Leser die Einleitung und die Empfehlungen gelesen haben, werden sie entscheiden, ob sie weiter lesen wollen. Diese Menschen werden oft durch Telefonanrufe, Besprechungen oder E-Mails unterbrochen, die nicht warten können. Wenn Ihre Empfehlungen am Ende stehen, kommen sie vielleicht nie so weit.

2. Absätze

Heutzutage lesen Ihre Leser Ihre Texte auf einem Bildschirm, vielleicht sogar auf einem Mobiltelefon.

Fassen Sie Ihre Absätze kurz. Große Textblöcke sind auf Bildschirmen schwer zu lesen. Das Auge braucht Platz um den Text herum, um sich zu orientieren.

3. Überschriften

Überschriften helfen ebenfalls, den Text aufzulockern. Heutzutage nutzt jeder Websites und ist daher daran gewöhnt, Text in einer nicht-linearen Weise zu konsumieren. Überschriften helfen Ihren Lesern, den Teil zu finden, den sie lesen müssen.

Ich schreibe den Titel und die Überschriften, nachdem ich das ganze Manuskript geschrieben habe. Auf diese Weise weiß ich genau, was ich mit meinen Überschriften präsentiere.

4. Sprache

Akademisch gebildete Menschen glauben oft, dass obskure Wörter und lange Sätze ein Zeichen von Kultiviertheit sind. Leitende Angestellte sind Entscheidungsträger, keine Universitätsprofessoren! Sie haben keine Zeit, sich durch umfangreiche akademische Texte zu lesen.

Es ist besser, die Sätze kurz zu halten. Nebensätze erfordern ein höheres Maß an Konzentration. Um jemanden zu überzeugen, sollten Sie sich schnell verständlich ausdrücken..

Brauchen Sie dieses Adjektiv oder Adverb wirklich? Akademiker fügen häufig Adverbien und Adjektive zu Sätzen hinzu, die zwar gut aussehen, aber wenig zum Sinn beitragen. Ihre Chefs, Kunden und Lieferanten sind nicht daran interessiert, was Sie studiert haben. Sie wollen wissen, was Sie zu tun vorschlagen.

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Je schneller Ihr Zielpublikum Ihre Sprache verarbeiten und verstehen kann, desto schneller kann es Entscheidungen treffen. Sie werden Ihre Kürze schätzen und respektieren.

5. Überarbeitung

Sie haben recherchiert. Sie haben sich Ihre Argumente zurechtgelegt. Sie haben Ihren Text geschrieben. Sie haben Ihre Überschriften hinzugefügt. Er ist jetzt fertig. Oder doch nicht?

Sobald Sie auf den Sendeknopf gedrückt haben, gibt es kein Zurück mehr. Der Schaden ist angerichtet.

Wenn ich schreibe, nehme ich mir eine „Bedenkzeit“, bevor ich es überarbeite.

Wenn man etwas zum ersten Mal schreibt, ist man oft noch nicht bereit, seine Unvollkommenheiten zu sehen. Es ist besser, es nach einer Pause zu bearbeiten. Man sieht es dann mit frischen Augen.

Beginnen Sie mit der Überprüfung der Wortlänge und versuchen Sie, diese um 10 % zu kürzen. Lesen Sie Ihren Text durch. Sie kennen Ihr Thema besser als Ihre Leser. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Leser etwas wissen, was sie nicht wissen? Verwenden Sie unnötige Erklärungen oder Beispiele, um einen Punkt zu erläutern?

Die Denkweise hinter den Grundsätzen

Sobald Sie diese Grundsätze beherrschen, werden Sie feststellen, dass Sie sie überall anwenden können. Dies ist eine Denkweise.

Wenden Sie in E-Mails die Formel Einleitung, Empfehlung und Details an. Beobachten Sie, wie Ihre Wortlänge sinkt und Ihre Antwortquote steigt.

Bei PowerPoint-Präsentationen sollten Sie die erste Folie zur Einleitung machen, die zweite Folie zu den Empfehlungen und dann die Details folgen lassen. Ihre Präsentationen werden dadurch kürzer und einprägsamer.

In Besprechungen sollten Sie in Ihrem ersten Statement das Problem beschreiben und in Ihrem zweiten Statement Ihre Empfehlungen geben. Ihre Zuhörer werden engagiert sein und Sie werden viel selbstbewusster auftreten. Wenn Sie feststellen, dass Sie nur 20 Minuten statt einer Stunde Zeit haben, ist es viel einfacher, Ihren Standpunkt in der zur Verfügung stehenden Zeit darzulegen.

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Do It Yourself-Tipp Nr. 1: Überarbeiten Sie Ihren Text

Versuchen Sie, etwas zu bearbeiten, das Sie bereits geschrieben haben. Auf wie viele dieser Grundsätze trifft es zu? Versuchen Sie, es neu zu schreiben. Wie sieht es jetzt aus? Wie würden Sie reagieren, wenn Sie es erhalten würden?

Schauen Sie sich weitere Ihrer Texte oder Präsentationen an und machen Sie dasselbe.

Do It Yourself-Tipp Nr. 2: Probieren Sie es wirklich aus!

Probieren Sie es jetzt an einem echten Text aus. Beginnen Sie mit einer kurzen E-Mail. Überlegen Sie, wie sie aussieht und wie sie bei Ihrem Publikum ankommen wird. Versenden Sie sie. Sehen Sie, wie sie ankommt.

Ich würde gerne wissen, wie Sie es gemacht haben. Setzen Sie sich mit mir in Verbindung und erzählen Sie mir davon!

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