Eine Absage zu erhalten, ist für angehende Bewerber nie einfach. Aber eine positive Absage nach einem Vorstellungsgespräch ist besser, als gar nichts von dem einstellenden Unternehmen zu hören. Ein Bewerber hat es verdient zu wissen, dass er die erhoffte Stelle nicht bekommen hat, damit er seine Stellensuche fortsetzen kann.

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Wahrscheinlich erhalten Sie auf jede von Ihnen ausgeschriebene Stelle eine beträchtliche Anzahl von Bewerbungen. Die Beantwortung dieser Bewerbungen kann eine mühsame Aufgabe sein, aber wenn Sie abgelehnten Bewerbern nach einem Vorstellungsgespräch eine Rückmeldung geben, sind Sie ein begehrter Arbeitgeber.

Heute werden wir darüber sprechen, wie wichtig es ist, ein Absageschreiben zu verfassen, und wie Sie ein solches Schreiben verfassen können und warum Sie es tun sollten. Außerdem geben wir Ihnen Muster für Absageschreiben, die Sie anpassen und verwenden können.

Die Bedeutung eines Absageschreibens

Ein Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch ist eine freundliche und professionelle Art, sich an Ihre Bewerber zu wenden. Auf diese Weise halten Sie den Kommunikationskanal offen und können sich später mit dem Bewerber für eine neue Stelle in Verbindung setzen. Ein Bewerber fühlt sich wertgeschätzt und respektiert, wenn er ein gut durchdachtes Absageschreiben erhält.

Jede Aufgabe, die Sie ausführen, wirkt sich auf das Unternehmen aus und kann das Markenimage Ihres Unternehmens beeinflussen. Ein Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Marke auf positive und einflussreiche Weise zu pflegen, ebenso wie ein Absageschreiben vor einem Vor stellungsgespräch dem Bewerber einen besseren Eindruck von Ihrem Unternehmen vermittelt.

Das Schreiben einer Absage gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Bewerbern einen Mehrwert zu bieten. Sie können ihnen Tipps geben, wie sie ihren Lebenslauf verschicken oder wie sie sich am besten bei einem Vorstellungsgespräch präsentieren können. Sie können zum Beispiel Abschnitte in ihrem Lebenslauf hervorheben, an denen sie noch arbeiten müssen, oder sie auf Online-Plattformen verweisen, die ihnen helfen können, ihre Antworten auf Vorstellungsfragen zu verbessern.

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Gründe für ein Ablehnungsschreiben

Das Verfassen eines Absageschreibens an abgelehnte Bewerber nach einem Vorstellungsgespräch nimmt Zeit in Anspruch und steht vielleicht an letzter Stelle auf Ihrer To-Do-Liste. Das Versenden von Ablehnungsschreiben nach der Einstellung des besten Bewerbers verleiht Ihren Einstellungspraktiken jedoch eine einzigartige persönliche Note. Hier sind sechs Gründe, warum Sie Absageschreiben an Bewerber schreiben sollten.

  • Sie können Feedback geben. Wenn möglich, geben Sie jedem Bewerber an, warum er im Vorstellungsgespräch nicht erfolgreich war. Beispiele sind schlechte Zeiteinhaltung, der falsche Persönlichkeitstyp, ein ungeordneter Lebenslauf und eine schlechte Präsentation.
  • Sie könnten die Bewerber als Kunden gewinnen. Wenn Sie nach dem Vorstellungsgespräch ein Schreiben versenden, in dem Sie die Gründe für Ihre Entscheidung erläutern, zeigt dies, dass Sie rücksichtsvoll und gutherzig sind; dieser Eindruck kann die Bewerber dazu bewegen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu nutzen.
  • Sie bleiben mit den Bewerbern in Kontakt. Ein Bewerber, der die Stelle nur knapp verfehlt hat, kann die ideale Person für eine andere Stelle sein. Das Versenden eines Absagebriefes gibt Ihnen die Möglichkeit, auf denh sie erneut zu einem Vorstellungsgespräch einladen.
  • Es schützt Ihr Unternehmen. Wenn Sie abgelehnte Bewerber nach einem Vorstellungsgespräch ignorieren, kann dies den Eindruck erwecken, Ihr Unternehmen sei unprofessionell. Eine positive Absage-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch zeigt Ihre Wertschätzung und trägt zur Aufrechterhaltung eines guten Images bei.
  • Sie fördert eine freundliche Kultur in Ihrem Unternehmen. Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter das Verhalten ihrer Führungskräfte nachahmen. Das Versenden eines Briefes nach dem Vorstellungsgespräch ist ein Beispiel für respektvolles und höfliches Verhalten, das die Mitarbeiter oft nachahmen.
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Personalverantwortliche, die keine Absageschreiben verfassen, verpassen eine einmalige Gelegenheit, die Marke ihres Unternehmens zu verbessern und eine enge Beziehung zu den Bewerbern aufzubauen.

Was sollte der Brief enthalten?

Ein Absageschreiben muss dem Bewerber klar mitteilen, dass er die Stelle nicht bekommen hat. Außerdem sollte es einen freundlichen und positiven Ton haben, um die Enttäuschung über die Absage zu verringern. Hier sind sechs wesentliche Elemente, die Sie in Ihr Schreiben oder Ihre E-Mail aufnehmen sollten:

  • Das Datum, an dem Sie den Brief geschrieben haben: Die Angabe des Datums hilft Ihnen, den Überblick über den Kommunikationsprozess zu behalten und Ihr Bewerberprofil zu verwalten. Der Bewerber kann anhand des Datums auch einen Zeitplan für weitere Gespräche mit Ihnen aufstellen.
  • Name und Adresse des Bewerbers/der Bewerberin: Diese Angaben verdeutlichen, dass die Absage an den Bewerber gerichtet ist. Sie verleihen dem Schreiben eine persönliche Note, und der Bewerber fühlt sich wertgeschätzt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, seinen Namen zu nennen.
  • Dankesschreiben: Würdigen Sie die Bemühungen des Bewerbers, sich zu bewerben und den Einstellungsprozess zu durchlaufen. Erwähnen Sie, dass Sie es nicht als selbstverständlich angesehen haben, dass er für Ihr Unternehmen arbeiten wollte.
  • Ein Satz mit dem Wort „abgelehnt“: Machen Sie deutlich, dass Sie das Vorstellungsgespräch nicht fortsetzen werden. Das Wort „abgelehnt“ mildert das Gewicht der schlechten Nachricht im Vergleich zur Verwendung des Wortes „abgelehnt“.
  • Der Grund für die Absage: Ein Bewerber weiß ein Feedback zu schätzen, das ihm hilft, seinen Lebenslauf oder seine Fähigkeiten im Vorstellungsgespräch zu verbessern. Nennen Sie zwei bis drei Punkte, die Ihnen aufgefallen sind und die Sie veranlasst haben, den Bewerber für die Stelle zu disqualifizieren.
  • Ihr Name und Ihr Titel: Schließen Sie das Schreiben mit Ihren Referenzen und Angaben zum Unternehmen ab; damit signalisieren Sie, dass Sie offen für Kommunikation sind, und der Bewerber kann sich bei weiteren Gelegenheiten an Sie wenden.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ein Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch zu verfassen, verhindert dies, dass sich der Bewerber unbeachtet fühlt, und erhöht seine Chancen, sich erneut auf eine künftige Stelle zu bewerben.

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Schritte zum Verfassen eines Ablehnungsschreibens

Das Verfassen eines Absageschreibens kann eine Herausforderung sein, da es eine schlechte Nachricht für einen Bewerber enthält, der hofft, die Stelle zu bekommen. Wenn Sie von Experten lernen, wie man ein Ablehnungsschreiben verfasst, wird Ihnen die Last abgenommen und Sie können die Aufgabe effektiv bewältigen. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erläutert, wie Sie ein mitfühlendes Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch verfassen.

Schritt 1: Erstellen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile

Ein Absageschreiben, das per E-Mail verschickt wird, muss sich von der übrigen Post des Bewerbers abheben. Aus der Betreffzeile muss klar hervorgehen, dass es sich um eine E-Mail von Ihrem Unternehmen handelt. Geben Sie in der Betreffzeile den Namen Ihres Unternehmens und die Stelle an, für die sich der Bewerber beworben hat. Die Betreffzeile wird die Aufmerksamkeit des Bewerbers wecken.

Beispiele:

  • LeadEntertainment – Position als Senior Customer Relations
  • FurnitureDelight – Position als regionaler Beschaffungsbeauftragter

Schritt 2: Personalisieren Sie die Anrede

Indem Sie das Schreiben mit dem Namen des Bewerbers beginnen, zeigen Sie ihm, dass Sie sich die Zeit genommen haben, das Schreiben zu personalisieren. Außerdem macht es deutlich, dass er oder sie angesprochen wird.

Beispiele:

  • Sehr geehrte Frau Jenkins
  • Sehr geehrter Herr Alex
  • Sehr geehrter MX Jones

Schritt 3: Bedanken Sie sich beim Bewerber für seine Bewerbung

Danken Sie dem Bewerber dafür, dass er sich die Zeit genommen hat, sich auf die Stelle zu bewerben. Nennen Sie den konkreten Einstellungsprozess, den der Bewerber durchlaufen hat, z. B. das Einsenden des Lebenslaufs und das Erscheinen zum Vorstellungsgespräch. Verwenden Sie positive Formulierungen, die zeigen, dass Sie die Zeit des Bewerbers geschätzt haben, auch wenn Sie ihn nicht ausgewählt haben.

Beispiele:

  • Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, eine Bewerbung für die Stelle in unserem regionalen Beschaffungsbüro zu schicken.
  • Vielen Dank, dass Sie Ihre Bewerbung geschickt und sich für ein Vorstellungsgespräch für die Stelle des Senior Customer Relations zur Verfügung gestellt haben.
  • Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer einjährigen Praktikumsstelle in der Krankenpflege in unserem Zentrum.

Schritt 4: Informieren Sie sie, dass sie nicht erfolgreich waren

Der wichtigste Teil des Schreibens besteht darin, dem Bewerber mitzuteilen, dass Sie seine Bewerbung nicht weiterverfolgen oder dass das Vorstellungsgespräch nicht Ihren Anforderungen entsprochen hat. Fügen Sie diese Information an den Anfang des Schreibens, damit der Bewerber das Ergebnis sofort erfährt. Die Erklärung muss einen positiven Ton haben und Einfühlungsvermögen zeigen, damit der Bewerber die Nachricht besser verarbeiten kann.

Beispiele:

  • Wir haben Ihre Bewerbung sorgfältig geprüft und müssen Ihnen leider eine Absage erteilen.
  • Leider haben wir die Stelle als Senior Customer Relations einem anderen Bewerber angeboten.
  • Nach reiflicher Überlegung haben wir beschlossen, die Stelle an einen anderen Bewerber zu vergeben, der den Anforderungen der Stelle am ehesten entspricht.
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Schritt 5: Nennen Sie die Gründe, warum Sie sich für einen anderen Bewerber entschieden haben

Wenn Sie dem Bewerber konkrete Gründe für die Wahl eines anderen Bewerbers nennen, können Sie ihm helfen, Bereiche zu erkennen, in denen er sich bei künftigen Bewerbungen verbessern muss. Sie können auch zusätzliche Fähigkeiten entdecken, die sie hinzufügen müssen, um ihre Chancen beim nächsten Mal zu verbessern. Die Angabe von Gründen hinterlässt auch einen positiven Eindruck vom Unternehmen, so dass der Bewerber möglicherweise eine erneute Bewerbung in Betracht zieht.

Beispiele:

  • Wir waren auf der Suche nach einem Bewerber mit fortgeschrittenen Kodierkenntnissen.
  • Wir wollten eine Krankenschwester mit Erfahrung in der Pflege von Krebspatienten einstellen.
  • Der Bewerber, den wir suchten, musste in seinem Lebenslauf hervorragende Schreibfähigkeiten aufweisen.

Schritt 6: Ermutigen Sie den Bewerber, sich erneut zu bewerben

Halten Sie die Verbindung aufrecht, indem Sie sie ermutigen, sich auf weitere offene Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben. Die Aufforderung, sich erneut zu bewerben, stärkt das Vertrauen des Bewerbers und spornt ihn an, weiterzumachen.

Beispiele:

  • Bitte ziehen Sie in Erwägung, sich auf weitere offene Stellen in unserem Unternehmen zu bewerben, die Ihrem Karriereweg entsprechen.
  • Zögern Sie nicht, sich auf zukünftige Stellen in unserem Unternehmen zu bewerben, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Schritt 7: Schließen Sie Ihr Schreiben mit einer positiven Aussage

Ihre letzte Aussage muss einen positiven Eindruck beim Bewerber hinterlassen. Danken Sie ihm für seine Zeit und wünschen Sie ihm bei der anschließenden Arbeitssuche zu unterstützen.

Beispiel:

  • Vielen Dank für Ihre Zeit und viel Erfolg bei Ihrer Stellensuche.

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Beispiele für Ablehnungsschreiben

Bewerber wünschen sich eine Mitteilung über ihren Status im Einstellungsprozess. Die folgenden Musterbriefe helfen Ihnen, ihnen auf höfliche und freundliche Weise eine klare Botschaft zu übermitteln. Sie können sogar einige Abschnitte an die Marke Ihres Unternehmens anpassen.

Nach einem Telefoninterview

Nach einem zweiten Vorstellungsgespräch

Allgemeines Absageschreiben

Ablehnungsschreiben mit Feedback

Abschließende Gedanken

Ein erfolgreicher Einstellungsprozess sollte damit enden, dass den abgelehnten Bewerbern nach einem Vorstellungsgespräch mitgeteilt wird, dass sie nicht ausgewählt wurden. Ein Ablehnungsschreiben ist für einen Bewerber schwer zu empfangen und zu akzeptieren. Sie können diese Erfahrung jedoch weniger stressig gestalten, indem Sie das Schreiben in einem positiven Ton verfassen und die Bemühungen des Bewerbers, den Einstellungsprozess zu durchlaufen, würdigen. Ein gut formuliertes Ablehnungsschreiben gibt die Information respektvoll weiter und ermutigt den Bewerber, seine Stellensuche fortzusetzen.

Beteiligen Sie sich an der Diskussion! Mussten Sie schon einmal eine Absage per E-Mail verfassen? Welche Informationen haben Sie enthalten? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen!

Dies ist eine aktualisierte Version eines Artikels, der ursprünglich am 18. Juni 2018 veröffentlicht wurde.