Dieser Artikel enthält Affiliate-Links. Wenn Sie einen Kauf tätigen, erhalten wir möglicherweise eine Provision.

AUFGEPASST: Das Bewerbungen schreiben stresst dich? Lasse deine Bewerbung für 39,- Euro von gekonntbewerben.de schreiben.

Die Entlassung von Mitarbeitern – entweder dauerhaft oder vorübergehend – ist nie eine angenehme Aufgabe, aber leider kommt sie in der Arbeitswelt allzu häufig vor. Entlassungen werden nicht nur durch mangelndes Geschäft oder ein anderes Ereignis verursacht, das eine drastische Verringerung der Lohnsumme erfordert. Manchmal müssen Unternehmen umstrukturieren oder verkleinern, d. h. die Zahl der Abteilungen oder der Mitarbeiter muss verlagert oder reduziert werden, was letztendlich bedeutet, dass Mitarbeiter entlassen werden müssen.

Die Entlassungvon Mitarbeitern muss sorgfältig durchdacht werden und gipfelt in einem Schreiben an die betroffenen Mitarbeiter, in dem sie über die Entscheidung informiert werden. Dieses Schreiben muss sorgfältig verfasst werden, da es wichtige Informationen enthält. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Kündigungsschreiben verfassen, warum es wichtig ist und welches Muster Sie verwenden können.

Warum einen Entlassungsbrief schreiben?

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist, müssen Sie den betroffenen Arbeitnehmern einen Brief schicken. Das Schreiben ist der perfekte Ort, um die Gründe für die Entscheidung zu erläutern, ob es sich um eine vorübergehende Entlassung aufgrund von COVID-19 oder um eine dauerhafte Entlassung handelt. Entlassungsschreiben sind aus mehreren Gründen wichtig, die im Folgenden erläutert werden.

1. Es ist ein Teil des Arbeitsrechts

Entlassungsbriefe sind nicht nur „nett zu schreiben“. In vielen Ländern ist es arbeitsrechtlich vorgeschrieben, Mitarbeiter schriftlich über ihre dauerhafte oder vorübergehende Entlassung zu informieren, und es ist ein wichtiger Bestandteil jeder umfassenden Personalstrategie (HR). In einigen Ländern kann die Nichtbestätigung einer Entlassung eine Form der ungerechtfertigten Entlassung darstellen, die rechtliche Schritte nach sich ziehen kann. In den USA sind Sie nach dem Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN)-Gesetz von 1988 gesetzlich verpflichtet, eine Entlassung schriftlich zu bestätigen. Bei der Erstellung eines Entlassungsschreibens ist es wichtig, dass Sie den gesamten Entlassungsprozess in Ihrem Land oder Gebiet verstehen und sicherstellen, dass alles, was Sie tun, rechtlich und ethisch korrekt ist.

WEITERE LEKTÜRE

Entwicklung von HR-Richtlinien: Schritt-für-Schritt

2. Es schafft Klarheit für den Arbeitnehmer

Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie nicht alle Informationen, die Ihnen die Personalabteilung oder Ihr Vorgesetzter mitteilt, behalten werden. In dem Moment, in dem man erfährt, dass der Arbeitsplatz wegfällt, drehen sich die Gedanken um andere Dinge, z. B. „Was mache ich jetzt?„.

Siehe auch  7 hypothetische Interviewfragen und -antworten

In einem Kündigungsschreiben werden alle wichtigen Einzelheiten mitgeteilt, z. B. die Gründe für die Entscheidung, das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Informationen zur Gehaltsabrechnung und zur Abfindung sowie zum weiteren Vorgehen. Wenn diese Informationen in schriftlicher Form vorliegen, können die Mitarbeiter sie in Ruhe nachlesen.

3. Alle Betroffenen erhalten dieselbe Nachricht auf dieselbe Weise

Entlassungen betreffen selten nur einen Mitarbeiter. Oft ist ein ganzes Team oder Unternehmen betroffen. Einheit betroffen ist. Das Versenden von Briefen an alle betroffenen Mitarbeiter garantiert, dass alle die gleichen Informationen erhalten, da sie schwarz auf weiß vorliegen. Diese einheitliche Kommunikation verringert Gerüchte und Klatsch sowie das Risiko, dass sich Mitarbeiter darüber beschweren, dass jemand besser behandelt wurde als jemand anderes.

Schritte zum Verfassen eines wirksamen Kündigungsschreibens

Wir haben diese Schritte für Sie zusammengestellt, um ein wirksames Kündigungsschreiben zu verfassen, das den betroffenen Mitarbeitern alle erforderlichen Informationen liefert.

1. Verwenden Sie eine Vorlage, wenn Sie eine haben

Wenn Sie eine Vorlage für ein Kündigungsschreiben verwenden, können Sie sicherstellen, dass Sie den Kündigungsprozess einheitlich durchführen. Außerdem können Sie so Fehler oder Auslassungen bei der Unterrichtung der Arbeitnehmer über die Entlassung vermeiden. Wenn Sie eine Briefvorlage verwenden, sollten Sie diese unbedingt durchsehen, falls Sie versehentlich Details vergessen haben, die jemand anderen betreffen.

2. Sprechen Sie den Mitarbeiter mit seinem Namen an

Die namentliche Ansprache des Mitarbeiters gewährleistet eine zusätzliche Kontrolle, dass das Kündigungsschreiben an die richtigen Adressaten geht. Ein zusätzlicher Vorteil der persönlichen Ansprache ist, dass das Schreiben dadurch ein wenig aufrichtiger und bedeutungsvoller wird. Es zeigt dem Mitarbeiter, dass er als Individuum geschätzt wird und dem Unternehmen etwas bedeutet.

3. Schreiben Sie es so, als ob ein Anwalt es lesen würde.

Versuchen Sie, so viele Informationen wie möglich in ein Kündigungsschreiben aufzunehmen. Dazu gehören das Datum und die Uhrzeit aller Besprechungen, die zu der Entlassungsentscheidung geführt haben, sowie die Begründung der Entscheidung. Wenn der Arbeitnehmer Bedenken bezüglich des Entlassungsverfahrens geäußert hat, versuchen Sie, diese in dem Schreiben anzusprechen, indem Sie Ihre Antwort und die Gründe dafür darlegen. Seien Sie so gründlich wie möglich, aber prüfen Sie die geltenden Personalrichtlinien, falls etwas auf eine bestimmte Art und Weise formuliert oder separat besprochen werden muss.

Siehe auch  Wie die Verhaltenswissenschaft einen menopausenfreundlichen Arbeitsplatz schaffen kann

4. Stellen Sie den Kontext her

Wenn Sie die Entlassungsentscheidung in einen Kontext stellen, können die Mitarbeiter besser verstehen, dass es nicht ihre Schuld ist. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Geschäftsklima, alle anderen Maßnahmen, die Sie vor der Entlassung ausprobiert haben, sowie die geschäftlichen Gründe für die Entlassung, z. B. Umstrukturierungen.

5. Seien Sie bei der Übermittlung der Entscheidung direkt

Beschönigen Sie nicht den kritischsten Abschnitt des Schreibens – die Tatsache, dass der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlieren wird. Sagen Sie dem Mitarbeiter klar und deutlich, dass seine Stelle gestrichen wird. Formulieren Sie die Einzelheiten der Kündigung und die nächsten Schritte in einer klaren, sachlichen Formulierung. Dies erleichtert das Verständnis und vermeidet das Risiko von Missverständnissen.

6. Geben Sie Informationen zur Gehaltsabrechnung und Abfindungszahlen an

Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Zahlungen, die den Arbeitnehmern gemäß ihrem Arbeitsvertrag zustehen, genau berechnen und mitteilen. Teilen Sie ihnen mit, ob es sich bei diesen Zahlungen um Brutto- oder Nettobeträge handelt und wann sie zu zahlen sind.

Lernen Sie die Grundlagen der Gehaltsabrechnung. Besuchen Sie den Kurs ‚Human Resource: Gehaltsabrechnung‘ und lernen Sie, wie Sie ein Gehaltsabrechnungssystem einrichten und verwalten, das wie eine gut geölte Maschine läuft. Besuchen Sie den Kurs auf LinkedIn Learning

7. Bieten Sie dem Mitarbeiter Unterstützung an

Viele Unternehmen verfügen über Systeme oder Ressourcen zur Unterstützung ihrer Mitarbeiter.Mitarbeiter in Veränderungsprozessen zu unterstützen, z. B. durch Beratungsstellen, Beratungsangebote oder Lern- und Entwicklungsressourcen. Führen Sie diese in Ihrem Anschreiben an die Mitarbeiter auf und erwägen Sie, für einen bestimmten Zeitraum nach dem Ausscheiden der Person aus Ihrem Unternehmen Unterstützung anzubieten.

8. Erkennen Sie an, was sie getan haben

Schließen Sie den Brief mit ein paar warmen Worten der Anerkennung für alles, was der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen getan hat. Wenn möglich, sollten Sie dies mit Beispielen untermauern, Mitgefühl zeigen und mit einem aufrichtigen, herzlichen Abschiedsgruß enden. Auch wenn dies vielleicht nicht der wichtigste Teil des Schreibens zu sein scheint, so sorgt es doch für einen aufrichtigen Abschluss.

Siehe auch  Marketing Anschreiben Beispiel

9. Bieten Sie das Recht auf Berufung an (falls zutreffend)

In einigen Ländern hat ein entlassener Arbeitnehmer das Recht, gegen diese Entscheidung Berufung einzulegen, wenn er sie für ungerecht hält. Wenn dies auf Ihr Land zutrifft, stellen Sie sicher, dass das Recht auf Berufung in dem Schreiben vermerkt ist, zusammen mit dem Namen der Person, an die sich der Arbeitnehmer wenden sollte, und deren Kontaktinformationen. Wird dies versäumt, kann dies eine ungerechtfertigte Entlassung darstellen.

10. Hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen

Schließlich sollten Sie auch Ihre eigenen Kontaktdaten und Ihren vollständigen Namen angeben. Der Arbeitnehmer könnte nach Erhalt des Schreibens eine Menge Fragen haben und muss wissen, wie er Sie erreichen kann. Erwägen Sie, auch die Kontaktdaten der Personalabteilung anzugeben.

WEITERE LEKTÜRE

Beispiele für eine erfolgreiche HR-Strategie

Beispiel eines Kündigungsschreibens

Bevor Sie ein Kündigungsschreiben verfassen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie wissen, was aus arbeitsrechtlicher Sicht enthalten sein muss. Prüfen Sie auch, ob es in Ihrem Unternehmen bereits Vorlagen gibt, bevor Sie eine eigene erstellen. Ein Kündigungsschreiben sieht in der Regel so aus wie das folgende:

Laden Sie die kostenlose Vorlage herunter

Erweitern Sie Ihr HR-Wissen. Besuchen Sie den Kurs „Future of Human Resource Management“ und erfahren Sie mehr über die rasanten technologischen und gesellschaftlichen Entwicklungen im Personalbereich. Besuchen Sie ihn auf FutureLearn

Abschließende Gedanken

Entlassungsschreiben sind die beste Gelegenheit für Sie als Manager und Unternehmen, das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters klar und respektvoll zu beenden. Auch wenn Sie rechtlich nicht dazu verpflichtet sind, sollten Sie es dennoch tun, denn es spiegelt die Art und Weise wider, wie Sie oder Ihr Unternehmen mit Menschen umgehen.

Entlassungsschreiben müssen ein Gleichgewicht zwischen Rücksichtnahme, Sachlichkeit und Fürsorge für den Arbeitnehmer finden. Sie sollen informativ sein und den Arbeitnehmer so weit wie möglich beruhigen. Achten Sie darauf, dass Ihre Kündigungsschreiben nach Möglichkeit einheitlich sind, und lassen Sie sich bei Bedarf von anderen HR-Kollegen und Experten beraten.

Beteiligen Sie sich an der Diskussion! Mussten Sie schon einmal ein Kündigungsschreiben verfassen? Fanden Sie diesen Artikel nützlich? Wenn ja, dann teilen Sie es mit Ihren HR-Kollegen!