Es ist wichtig, eine gute Arbeitsbeziehung zu allen zu pflegen, die von Ihrem Fehler betroffen sein könnten. Das können Ihr Chef, Ihre Kollegen, Ihre Kunden oder andere externe Interessengruppen sein.

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Wenn Sie sich schriftlich entschuldigen, können Sie viel dazu beitragen, die Wogen zu glätten und ihr Vertrauen wiederherzustellen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen bei der Abfassung eines gut formulierten Entschuldigungsschreibens helfen.

1. Verwenden Sie ein professionelles Format und einen professionellen Ton

Eine formelle schriftliche Entschuldigung gilt als Geschäftskommunikation. Daher ist es wichtig, dass Sie ein professionelles Format und einen professionellen Ton verwenden. Auch wenn ein gewisses Maß an Förmlichkeit gewahrt werden muss, können Sie dennoch einen freundlichen Ton anschlagen, wenn Sie sich mit der Person, an die Sie sich wenden, mit dem Vornamen anreden. Achten Sie darauf, dass Ihr Schreiben prägnant, klar und leicht zu lesen ist.

Geschäftsbriefe folgen in der Regel einem bestimmten Layout; eines der beliebtesten ist das so genannte Blockformat, bei dem der gesamte Text linksbündig und mit einfachem Abstand geschrieben wird, mit Ausnahme der doppelten Abstände zwischen den Absätzen. Dieses Layout sorgt dafür, dass der Brief übersichtlich und leicht zu lesen ist.

Seien Sie bei Ihrer Entschuldigung immer aufrichtig und ehrlich. Wenn Sie sich für einen Standardbrief oder eine Vorlage entscheiden, sollten Sie ihn bearbeiten, um ihn persönlicher zu gestalten.

2. Sag, dass es dir leid tut

Es mag offensichtlich sein, aber Ihr Brief sollte mit Ihrer Entschuldigung beginnen. Der erste Absatz sollte zum Beispiel mit den Worten beginnen: „Ich entschuldige mich für…“, „Es tut mir leid, dass…“. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Entschuldigungen oder Erklärungen folgen zu lassen, denn das würde Sie nur defensiv erscheinen lassen. Ihre Worte müssen zum Ausdruck bringen, dass Sie die Auswirkungen Ihres Handelns verstehen.

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Allerdings müssen Sie sich nicht ständig entschuldigen oder übertreiben, indem Sie Dinge sagen wie „Es tut mir sehr, sehr, sehr leid“, denn dann verliert Ihre Entschuldigung ihre Bedeutung.

3. Übernehmen Sie Verantwortung

Indem Sie Ihren Fehler zugeben und die Verantwortung übernehmen, zeigen Sie Ihre Professionalität und Ihr Verantwortungsbewusstsein. Aussagen wie „Ich habe mich auch geirrt…“ oder „Ich hätte nicht…“, gefolgt von einer Erklärung, wie Sie hätten reagieren oder eine Situation angehen sollen, ermöglichen es Ihnen, sich den Fehler einzugestehen, zeigen aber auch, dass Sie fähig sind und wissen, wie Sie trotz des Fehlers mit solchen Situationen umgehen können.

4. Bestätigen Sie ihre Gefühle

Die Person, der Sie Unrecht getan haben, oder das Unternehmen selbst, muss wissen, dass Sie verstehen, was passiert ist, warum und wie es sich auf sie ausgewirkt hat.

Ihre Entschuldigung muss sich darauf konzentrieren, Ihren Fehler einzugestehen, anstatt die Schuld von Ihnen abzulenken.

Aussagen wie „Rückblickend kann ich klar erkennen, dass…“ oder „Es war nicht meine Absicht,…“ können dem Leser versichern, dass Sie erkennen, was falsch gelaufen ist, und dass keine böswillige Absicht hinter Ihren Handlungen stand.

Der nächste Schritt besteht darin, ihre Gefühle und Handlungen zu bestätigen, die sie Ihnen gegenüber nach dem Vorfall unternehmen könnten. Lassen Sie Aussagen folgen wie „Ich verstehe, wie Sie sich fühlen müssen“ oder „Mir ist klar, dass es für Sie sehr frustrierend war“, die beide zeigen, dass Sie anerkennen, wie sie sich wegen Ihrer Handlungen fühlen.

5. Skizzieren Sie Ihre nächsten Schritte

Sie müssen den Leser wissen lassen, wie Sie die Situation wiedergutmachen wollen. Dies könnte eine Maßnahme sein, um das Unrecht wiedergutzumachen, z. B. das erneute Senden von Informationen oder das Abtippen eines Berichts. Oder Sie erläutern die Schritte, die Sie unternehmen, um sicherzustellen, dass derselbe Fehler nicht mehr vorkommen wird. Sie könnten Aussagen verwenden wie „Ich habe bereits…“ oder „Sollte dies jemals passieren…“.

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Dies ist Ihre Chance zu zeigen, dass Sie sich um Verbesserungen bemühen und das Vertrauen des Kunden wiederherstellen wollen. Machen Sie jedoch keine Versprechungen, die Sie nicht halten können, indem Sie Dinge sagen wie „Das wird nie wieder passieren“ oder „Ich kann garantieren, dass…“, da es vielleicht außerhalb Ihrer Kontrolle liegt – wie Sie auf solche Situationen reagieren, jedoch nicht, also konzentrieren Sie sich darauf.

6. Bitten Sie um Vergebung

Auch wenn es Ihren Stolz verletzt, ist es wichtig, um Vergebung zu bitten oder eine weitere Gelegenheit zur Wiedergutmachung zu erhalten. Der Empfänger des Briefes wird Ihnen eher verzeihen, wenn Sie alle oben genannten Schritte beachtet und sich aufrichtig entschuldigt haben. Dieser letzte Schritt wird auch dazu beitragen, eine positive Arbeitsbeziehung wiederherzustellen.

7. Lesen und bearbeiten

Bevor Sie Ihr Entschuldigungsschreiben abschicken, sollten Sie es lesen, am besten laut, um sicherzustellen, dass es Ihre Gedanken und Ihre Botschaft so wiedergibt, wie Sie es beabsichtigt haben.

Der Brief sollte kurz und bündig sein – ein langer, ausschweifender Text schwächt die allgemeine Absicht. Achten Sie darauf, dass er ehrlich klingt und zeigt, dass es Ihnen wirklich leid tut und Sie es wiedergutmachen wollen.

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