Sie sollten sich über die Konsequenzen im Klaren sein, wenn ein Mitarbeiter gegen Ihren Verhaltenskodex und die Unternehmensrichtlinien verstößt.

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Um die Arbeitsgesetze auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene einzuhalten, müssen Sie schriftliche Richtlinien festlegen, die jedes Mal gerecht umgesetzt werden. Wir empfehlen die Anwendung einer progressiven Disziplinarmethode, die, wie der Name schon sagt, bei jedem Verstoß eine härtere Strafe vorsieht.

Bei besonders schwerwiegenden Verstößen, die Ihr Unternehmen dem Risiko eines Rechtsstreits aussetzen oder Ihre Mitarbeiter gefährden, müssen Sie jedoch unter Umständen die sofortige Entlassung des betreffenden Mitarbeiters in Betracht ziehen.

Im Folgenden werden die vier wichtigsten Methoden der Mitarbeiterdisziplinierung vorgestellt, die Sie in verschiedenen Situationen anwenden können:

1. Mündliche Verwarnung

Der erste Schritt im Rahmen des progressiven Disziplinarverfahrens ist eine mündliche Verwarnung. Wenn ein Mitarbeiter gegen Ihre Richtlinien verstößt oder sich in einer Weise verhält, die den Unternehmensstandards zuwiderläuft, nehmen Sie ihn zur Seite und sprechen Sie mit ihm über sein Verhalten.

Dieses Gespräch kann entweder der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters oder ein Mitglied der Personalabteilung führen, wobei es sich um ein informelles Gespräch oder um ein persönliches Treffen handeln kann, das dazu beiträgt, den Standpunkt des Mitarbeiters zu vermitteln.

Auch wenn es sich bei dieser ersten mündlichen Verwarnung um ein kurzes Gespräch handelt, empfehlen wir Ihnen, dass Ihr Vorgesetzter oder das HR-Team dieses Gespräch dokumentiert und ausführliche Notizen macht, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

2. Schriftliche Verwarnung

Wenn ein Mitarbeiter ein zweites Mal gegen eine Richtlinie verstößt oder schwerwiegendere Verstöße begeht, müssen Sie ihm eine schriftliche Verwarnung erteilen. Es ist wichtig, eine Vorlage zu haben, die von allen Managern und Personalverantwortlichen verwendet werden kann, um die Kontinuität Ihrer Prozesse zu gewährleisten.

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In der schriftlichen Verwarnung sollte der Vorgesetzte den Vorfall detailliert beschreiben, der sich ereignet hat. Es sollte auch vermerkt werden, ob und wann eine vorherige mündliche Verwarnung ausgesprochen wurde. Darüber hinaus sollte das Dokument dem Mitarbeiter klare Schritte aufzeigen, die ihm helfen, sein Verhalten zu ändern, und vorschlagen, wie der Vorgesetzte ihn unterstützen kann.

Wenn eine Führungskraft das Abmahnungsformular ausfüllt, empfiehlt es sich, dass die Personalabteilung das Dokument überprüft und gegebenenfalls Änderungen vornimmt. Zwar sollten Sie Ihre Manager im Umgang mit solchen Situationen schulen und diese Dokumente vorbereiten, doch ist es wichtig, dass diese schriftlichen Verwarnungen von der Personalabteilung und – je nach Schwere der Situation – von der Rechtsabteilung geprüft werden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nicht rechtlich haftbar gemacht wird.

Sobald die schriftliche Abmahnung von den oben genannten Parteien genehmigt wurde, kann das Dokument an den Mitarbeiter verschickt werden.

Geben Sie dem Mitarbeiter jedoch nicht einfach das Dokument in die Hand und gehen Sie weg. Sie müssen mit dem Mitarbeiter immer noch darüber sprechen, wie wichtig es ist, die Unternehmensrichtlinien zu befolgen, sein Verhalten zu korrigieren und welche Folgen es haben kann, wenn keine Änderungen vorgenommen werden.

Lassen Sie den Mitarbeiter das Dokument unterschreiben, in dem er bestätigt, dass er eine Verwarnung erhalten hat, legen Sie das Original in seine Personalakte und geben Sie ihm eine Kopie für seine Unterlagen.

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3. Suspendierung

Der nächste Schritt im Rahmen einer progressiven Disziplinarpolitik ist die Suspendierung des Mitarbeiters. Dieser Schritt kann je nach Schwere des Verhaltens des Mitarbeiters auch als erster Schritt erfolgen.

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AussetzungDie Abmahnung eines Mitarbeiters ist kein leichtfertiger Schritt. In den Fällen, in denen bereits eine Verwarnung ausgesprochen wurde, müssen Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter zunächst die Möglichkeit hatte, sein Verhalten zu korrigieren.

Sie können einen Mitarbeiter mit oder ohne Bezahlung und so lange, wie Sie es für notwendig halten, suspendieren. Je schwerwiegender der Verstoß ist, desto länger sollte der Mitarbeiter suspendiert werden, und zwar wahrscheinlich ohne Bezahlung.

Wie bei allen Personalangelegenheiten ist es wichtig, alles zu dokumentieren. Vermerken Sie in der Personalakte des Mitarbeiters den Grund für die Suspendierung, die Dauer und ob der Mitarbeiter während dieser Zeit eine Vergütung erhält.

In der Mitteilung über die Suspendierung sollte auch vermerkt werden, ob der Mitarbeiter weitere Maßnahmen ergreifen muss, um alle Aufgaben zu erledigen, bevor er an seinen Arbeitsplatz zurückkehren darf. Wird ein Mitarbeiter beispielsweise aufgrund seiner schlechten Laune suspendiert, könnte von ihm verlangt werden, dass er einen Kurs zur Aggressionsbewältigung absolviert, bevor er ins Büro zurückkehren darf.

4. Beendigung

Der letzte Schritt in einer progressiven Disziplinarpolitik ist auch einer, den Sie hoffentlich nicht anwenden müssen. Es gibt zwar viele Gründe, einem Mitarbeiter zu kündigen, aber es ist nie eine leichte Entscheidung.

Eine Kündigung sollte nur bei schwerwiegenden Verstößen erfolgen und wenn ein Mitarbeiter nicht in der Lage ist, sein Verhalten oder seine Leistung zu verbessern. Wenn ein Mitarbeiter sein Gewicht in die Waagschale wirft oder ein toxisches Umfeld schafft, das andere beeinträchtigt oder gefährdet, kann sich die Entfernung dieses Mitarbeiters aus dem Team sehr positiv auf den Rest Ihres Teams auswirken.

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Um eine Kündigung aus diesen Gründen aussprechen zu können, müssen Sie jedoch eindeutige und ausreichende Unterlagen vorlegen, aus denen hervorgeht, dass sich der Mitarbeiter nicht an die Unternehmensstandards, -richtlinien und -regeln gehalten hat.

Wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der alle Möglichkeiten hatte, sein Verhalten zu korrigieren, dies aber nicht getan hat, kann eine Kündigung die beste Lösung sein. In diesen Fällen ist es auch sehr wichtig, die Leistung des Mitarbeiters zu verfolgen, da Sie so nachweisen können, dass der Mitarbeiter seine Ziele nicht erreicht hat.

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