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How do you prioritize your work - conflicting priorities interview question

In den meisten Berufen müssen Sie mehrere Aufgaben bewältigen, und Sie werden mit konkurrierenden Prioritäten konfrontiert.

Daher stellen Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch Fragen wie „Wie setzen Sie Prioritäten bei Ihrer Arbeit?“ oder „Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie bei der Arbeit mit widersprüchlichen Prioritäten konfrontiert waren.“

Und wenn Sie dem Arbeitgeber nicht zeigen können, dass Sie über ein bewährtes System für das Zeit- und Aufgabenmanagement verfügen, wird er sich Sorgen machen.

(Das könnte Sie das Jobangebot kosten.)

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie Fragen zu Prioritätenkonflikten im Vorstellungsgespräch beantworten können, damit Sie Ihren Gesprächspartner beeindrucken und den Job bekommen.

Was bedeutet „widersprüchliche Prioritäten“?

Bei widersprüchlichen Prioritäten handelt es sich um Ziele, die um Ihre Zeit und Aufmerksamkeit konkurrieren und nicht alle auf einmal erledigt werden können. Wenn Sie mit widersprüchlichen Prioritäten konfrontiert sind, müssen Sie Ihre Zeit einteilen und die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ordnen, wobei Sie einige vor anderen erledigen müssen.

Arbeitgeber stellen in Vorstellungsgesprächen oft Fragen zu konkurrierenden Prioritäten, um sicherzustellen, dass Sie in der Lage sind, die wichtigsten Aufgaben, die sie Ihnen zuweisen, zu erledigen und Projekte innerhalb der vorgegebenen Fristen abzuschließen.

Um mit konkurrierenden Prioritäten richtig umgehen zu können, brauchen Sie Zeitmanagement, Kommunikationsfähigkeit (wenn Sie im Team arbeiten), die Fähigkeit, unter Stress ruhig zu bleiben, und Problemlösungsfähigkeit.

Beispiele für widersprüchliche Prioritäten bei der Arbeit

  • Ihr direkter Vorgesetzter hat Ihnen gesagt, dass Aufgabe A sofort erledigt werden muss, aber ein Abteilungsleiter, der über Ihrem Chef arbeitet, hat Sie zur Seite genommen und gefragt, ob Sie ihm bei Aufgabe B helfen könnten.
  • Man hat Ihnen zwei dringende Projekte übertragen und Ihnen gesagt, dass beide höchste Priorität haben, Sie aber nur Zeit haben, eine Aufgabe vor Ende des Tages zu erledigen.
  • Ein Teammitglied hat gekündigt, und Sie haben in letzter Minute zusätzlich zu Ihrer Arbeitslast auch noch deren Arbeitslast erhalten, so dass Sie nicht in der Lage sind, Ihr wichtigstes Projekt zu Ende zu bringen, während Sie gleichzeitig deren Arbeitslast bewältigen.
  • Ihr Vorgesetzter hat Ihnen eine dringende Aufgabe zugewiesen, aber noch bevor Sie sie erledigt haben, bittet er Sie, ein anderes Projekt zu unterstützen, das kritisch ist und mehr Aufmerksamkeit erfordert.

Häufig gestellte Fragen im Vorstellungsgespräch zum Thema Prioritäten setzen

Die häufigsten Fragen in einem Vorstellungsgespräch zur Priorisierung Ihrer Arbeit lauten:

  1. Wie setzen Sie Prioritäten bei Ihrer Arbeit?
  2. Wie verwalten Sie Ihre Zeit und setzen Sie Prioritäten bei Ihren Aufgaben?
  3. Wie gehen Sie mit mehreren Aufgaben und Prioritäten um?
  4. Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie bei der Arbeit mit widersprüchlichen Prioritäten umgehen mussten

Die Fragen 1, 2 und 3 können Sie auf die gleiche Weise beantworten, da sie sich auf Ihre allgemeine Vorgehensweise bei der Priorisierung von Aufgaben während des Tages beziehen.

Frage 4 ist eine verhaltensorientierte Interviewfrage. Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie Sie müssen ein bestimmtes Mal beschreiben, als Sie in einem Konflikt mit Ihren Prioritäten standen.

Aber der Grundgedanke, was Sie einem Arbeitgeber sagen sollten, ist bei allen vier Fragen derselbe:

Die beste Antwort auf die Frage, wie Sie mit widersprüchlichen Prioritäten oder vielen Aufgaben/Terminen umgehen, ist, dass Sie ruhig und logisch bleiben und – was am wichtigsten ist – ein System haben.

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Wenn Sie dem Arbeitgeber zeigen können, dass Sie in der Vergangenheit mit konkurrierenden Prioritäten konfrontiert waren und eine Methode haben, damit umzugehen, indem Sie ein Beispiel nennen oder Ihr System beschreiben, werden Sie den Gesprächspartner zufrieden stellen.

Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, wie Sie im Vorstellungsgespräch auf Fragen zur Priorisierung Ihrer Arbeit antworten können.

Wie setzen Sie Prioritäten bei Ihrer Arbeit? Beispielantworten im Vorstellungsgespräch

Beispielantwort 1:

Ich setze gerne Prioritäten, indem ich eine Excel-Tabelle mit meinen Projekten und deren Fristen führe, damit ich alles auf einen Blick sehe. Dann sortiere ich die Tabelle und passe sie an, um meine Arbeit nach der Wichtigkeit des Projekts, der Dauer und der Dringlichkeit zu ordnen und festzustellen, ob ich die Hilfe anderer Teammitglieder benötige, um die Arbeit zu erledigen. Ich überprüfe dieses Blatt jeden Morgen. In meiner derzeitigen Position habe ich normalerweise sechs bis acht Projekte. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ich durch eine klare Kommunikation mit meinem Team und meinem Vorgesetzten zu mehreren Zeitpunkten während jedes Projekts und die anschließende Nachverfolgung in Excel in der Lage bin, alle meine Aufgaben zu bewältigen und jeden Termin einzuhalten, selbst wenn wir auf unerwartete Herausforderungen oder Verzögerungen stoßen. Ich habe festgestellt, dass Kommunikation auch hier der Schlüssel ist.

Beispiel Antwort 2:

Im Kundenservice des Einzelhandels ist es nicht immer möglich, alle dringenden Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, daher ist es wichtig zu wissen, was höchste Priorität hat. Wenn zum Beispiel ein Kunde ein Glas im Gang fallen lässt und zerbricht, ist es dringend notwendig, es zu reinigen, weil es ein Sicherheitsrisiko darstellt. Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, zu studieren und zu lernen, was bei der Arbeit am dringlichsten ist, und wenn ich mir nicht sicher bin, entscheide ich nach bestem Wissen und Gewissen und frage dann meinen Vorgesetzten, ob ich richtig gehandelt habe. Auf diese Weise lerne ich ständig dazu und verbessere mich, und das hilft mir, die richtigen Prioritäten zu setzen, wenn ich das nächste Mal mit einer ähnlichen Situation konfrontiert werde.

Beispielantwort 3:

Jede Woche schaue ich mir mein Arbeitspensum und meine Projekte an und stelle einen Tagesplan auf, der mir hilft, Prioritäten zu setzen. Normalerweise schätze ich, wie lange ein Projekt dauern wird, und stufe es danach ein, wie dringend es ist. Wenn ich jeden Tag eine klare Priorität habe, kann ich mein Arbeitspensum besser bewältigen und mit mehreren Aufgaben jonglieren, ohne Fristen zu verpassen. Wenn nötig, kann ich auch innerhalb eines Tages Prioritäten setzen, um sicherzustellen, dass ich die wichtigsten Aufgaben gleich am Morgen angehe.

Beispiel Antwort 4:

In meinen beiden letzten Jobs musste ich mit mehreren Terminen und Projekten jonglieren, deshalb habe ich ein System entwickelt, das für mich gut funktioniert. Ich verwende einen Kalender und ein Benachrichtigungssystem, um meine Prioritätenliste zu verfolgen, damit ich sehen kann, welche meiner Aufgaben am zeitkritischsten und dringendsten sind. Außerdem unterteile ich jedes Projekt in einzelne Schritte, um zu sehen, welche Teile der Arbeit am dringendsten sind oder die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Auf diese Weise kann ich jeden Tag eine Priorität für größere Aufgaben oder Projekte festlegen, so dass ich selbst bei langen, komplexen Aufgaben die Fristen einhalten kann. Einige der Projekte, die ich in meiner jetzigen Position verwaltet habe, haben mehrere Monate gedauert undnd 10-20 Teammitglieder beteiligt waren, zum Beispiel.

Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie mit widersprüchlichen Prioritäten zurechtkommen mussten: Beispiele

Beispiel Antwort 1:

In meinem letzten Studienjahr hatten mir drei Professoren große, mehrwöchige Projekte aufgetragen, die alle in derselben Woche fällig waren. Ich wusste, dass dies eine lähmende Arbeitsbelastung sein würde, wenn ich sie bis zur letzten Minute aufsparen oder keine Prioritäten setzen und vorausplanen würde. Also setzte ich mich hin, unterteilte jedes Projekt in kleinere Aufgaben und schätzte ab, wie lange jede kleinere Aufgabe dauern würde. So wusste ich, welche Aufgaben ich am schnellsten in Angriff nehmen musste, und ich konnte dieses System nutzen, um alles pünktlich abzuliefern. Es hat funktioniert, und ich habe mein letztes Schuljahr mit einem Notendurchschnitt von 3,8 abgeschlossen.

Beispielantwort 2:

Als Softwareentwickler arbeite ich normalerweise an zwei bis drei Projekten gleichzeitig, die unterschiedlich wichtig und dringend sind. Jedes Projekt hat auch einen anderen Projektleiter, so dass ich oft mit widersprüchlichen Aufgaben betraut werde, die zeitkritisch und wichtig sind. Kürzlich wurde ich beispielsweise von meinem Vorgesetzten aufgefordert, meine Arbeit zu unterbrechen und für den Rest meines Arbeitstages bei einer dringenden Aufgabe auszuhelfen. Er wusste jedoch nicht, dass ich bereits von einem Projektleiter einer anderen Gruppe zur Seite genommen worden war, um an einem anderen dringenden Projekt zu arbeiten. Also sagte ich einfach: „Das mache ich gerne, aber wissen Sie, dass ich für die Arbeit an einem anderen Projekt abgezogen wurde ? Das ist ein Beispiel dafür, dass ich dank klarer Kommunikation und meiner Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben, die richtige Priorität festlegen und die dringendsten Aufgaben zuerst erledigen konnte.

Passen Sie Ihre Antwort wenn möglich an das Unternehmen an

Arbeitgeber stellen Fragen zur Prioritätensetzung, weil sie herausfinden möchten, ob Sie in der Lage wären, in ihrer Position effektiv Prioritäten zu setzen.

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In den meisten Fällen können Sie eine Reihe von Beispielen nennen, in denen Sie konkurrierende Prioritäten verwalten mussten.

Am meisten beeindrucken Sie Ihren Gesprächspartner jedoch, wenn Sie sich auf Beispiele und Antworten konzentrieren, die der Arbeit ähneln, die Sie in der Stelle, über die Sie sprechen, verrichten würden.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihre letzte Stelle war eine Mischung aus analytischen Fähigkeiten und Tabellenkalkulation, aber auch zwischenmenschlicher Interaktion und Teamarbeit.

Wenn die nächste Stelle, auf die Sie sich beworben haben, fast ausschließlich auf Teamarbeit ausgerichtet ist und Sie mit Kunden zu tun haben werden, sollten Sie Beispiele dafür anführen, wie Sie bei der Arbeit mit Kunden mit widersprüchlichen Prioritäten umgehen.

Wenn Sie zeigen, dass Sie in der Lage waren, in ähnlichen Situationen wie bei der ausgeschriebenen Stelle Prioritäten zu setzen, zeigt das dem Gesprächspartner, dass Sie gut in sein Unternehmen passen.

Wenn Sie sich jedoch auf Stellen bewerben, die mehr analytische Arbeit und Einzelarbeit in Tabellenkalkulationen und anderen Tools erfordern, sollten Sie stattdessen darlegen, wie Sie einzelne Aufgaben effektiv bewältigen.

Sehen Sie sich also die Stellenbeschreibungen der von Ihnen angestrebten Positionen an und achten Sie darauf, welche wichtigen Aufgaben darin erwähnt werden.

Erinnern Sie sich dann an Ihre frühere Arbeit und nennen Sie einige Beispiele mit ähnlichen Aufgaben und Herausforderungen, bei denen Sie durch Organisation und Zeitmanagement Prioritäten setzen konnten.

So werden Sie bei Ihrer Stellensuche bessere Ergebnisse erzielen.

Wenn Sie in der Lage sind, über eine Zeit zu sprechen, in der Sie über das hinausgegangen sind, was von Ihnen erwartet wurde, ist das einAuch deshalb, weil es sich um eine Soft Skill handelt, die sich auf jede neue Stelle übertragen lässt.

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Zu vermeidende Fehler

Es gibt ein paar Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie dem Gesprächspartner sagen, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren.

Erstens empfehle ich Ihnen, alles zu vermeiden, was den Eindruck erweckt, dass Sie Schwierigkeiten haben, Zeit oder Aufgaben zu verwalten.

Ihre Antwort sollte also Situationen aufzeigen, in denen jemand überfordert gewesen wäre oder mehrere Aufgaben zu bewältigen hatte.

Wenn Sie aber so klingen, als würden Sie ständig hinterherhinken oder sich bei der Arbeit überfordert fühlen, könnte Ihnen das ein Jobangebot kosten.

Ein weiterer Fehler: Ich empfehle, persönliche Geschichten aus Ihrer Antwort herauszuhalten.

Es ist verlockend, über die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu sprechen und darüber, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren, wenn Sie gleichzeitig Kinder großziehen oder andere persönliche und familiäre Verpflichtungen haben.

Ihre Antwort wird jedoch viel einfacher und weniger beunruhigend für einen potenziellen Arbeitgeber sein, wenn Sie sich darauf konzentrieren, wie Sie an jede Aufgabe bei der Arbeit herangehen.

Sprechen Sie darüber, wie Sie Ihre Arbeit gegenüber den anderen Aufgaben, die Ihnen übertragen wurden, priorisieren, damit Sie die Fristen einhalten können.

Diese Antwortmethode ist zwar etwas trocken und langweilig, aber Sie vermeiden damit, etwas zu sagen, was für einen Arbeitgeber ein rotes Tuch sein könnte, und das ist es, was Sie tun müssen, wenn Ihnen diese Frage gestellt wird.

Es ist keine Frage, bei der Sie den Gesprächspartner beeindrucken müssen. Stattdessen sollten Sie ihm versichern, dass Sie Prioritäten setzen und jede Aufgabe, die er Ihnen stellt, bewältigen können.

Fazit

Bei jeder Art von Arbeit möchten Arbeitgeber wissen, dass Sie bei der Arbeit Prioritäten setzen können, je nachdem, was dringend ist, und dass Sie einen Arbeitsablauf erstellen können, um sich auf das Notwendige zu konzentrieren.

Sie möchten auch hören, dass Sie mit Ihrem Team und der Geschäftsleitung kommunizieren, wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen.

Wenn Sie im Vorstellungsgespräch so antworten wie in den obigen Beispielen, zeigen Sie den Arbeitgebern, dass Sie in der Lage sind, in ihrem Umfeld produktiv zu sein und zu erkennen, was dringend und wichtig ist.

Abschließend sollten Sie sich einige Antworten zurechtlegen, die auf Ihren eigenen beruflichen Erfahrungen beruhen, vor allem solche, die zu den Stellen passen, für die Sie sich bewerben.

Wenn Sie im Vorfeld üben, fühlen Sie sich sicherer und sind bereit, Fragen zur Prioritätensetzung im Vorstellungsgespräch zu beantworten.

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