Stehen Ihren externen Mitarbeitern nicht mehr alle Informationen zur Verfügung wie früher, weil es nur Papierversionen gibt? Oder ist Ihr Unternehmen ein hybrides Unternehmen, das dem „Hotel“-Modell folgt und Mitarbeiter, die kein zugewiesenes Büro/keinen zugewiesenen Schreibtisch haben, müssen ständig Papierkram mit sich führen, wenn er nicht online ist? Hat Ihr Unternehmen den Einsatz von Document Imaging (Enterprise Content Management [ECM]) in Erwägung gezogen, war aber besorgt, dass ECM zu teuer ist? Haben Sie über die betriebliche Effizienz und/oder die Kosten nachgedacht, die entstehen, wenn Sie langfristig kein ECM haben?

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  • Geben Sie ein kleines Vermögen für den Versand von Dokumenten zwischen verschiedenen Standorten aus? Wissen Sie, wie viele Pakete auf dem Transportweg verloren gegangen sind?
  • Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten verbringen, insbesondere nach falsch abgelegten Dokumenten?
  • Was passiert, wenn ein Feuer mehrere Kisten mit Akten vernichtet?
  • Sind Ihre Akten so organisiert, dass Sie im Falle eines Rechtsstreits schnell bestimmte Dokumente vorlegen können?
  • Wie viele Prozesse haben einen automatisierten Arbeitsablauf einschließlich Eskalationen (im Gegensatz zu einem manuellen Prozess, der möglicherweise nicht vollständig dokumentiert ist)?
  • Wie sicher sind Sie, dass Sie Ihren Aufbewahrungsplan einhalten und Dokumente rechtzeitig vernichten?
  • Wie schnell können Sie Ihre Büroangestellten umstellen, ohne die Produktivität der Mitarbeiter zu beeinträchtigen, wenn Sie sie plötzlich nicht mehr vor Ort, sondern aus der Ferne arbeiten lassen müssen?
  • Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern, indem Sie ständig eine E-Mail nach der anderen versenden?
  • Haben Sie Stapel von Papierrechnungen auf den Schreibtischen, bis die AP-Mitarbeiter wieder ins Büro kommen können?
  • Versuchen Mitarbeiter herauszufinden, wo/wie sie sensible Dokumente scannen können, weil sie zu Hause keinen Scanner haben?
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Die meisten, wenn nicht alle Abteilungen werden von der Nutzung eines ECM profitieren. Die Implementierung eines ECM in der gesamten Organisation wird die Kosten verteilen und einen viel besseren ROI ermöglichen. Ein Großteil der ECM-Kosten sind Fixkosten (für die gewünschten Merkmale und Funktionen, die von den meisten Abteilungen genutzt werden), und die variablen Kosten sind in der Regel für Arbeitsplatzlizenzen.

Wie man ein ECM implementiert

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Wenn die Entscheidung gefallen ist, ein ECM zu implementieren, implementiere ich es in der gesamten Organisation (um den ROI zu maximieren), eine Abteilung nach der anderen. Hier ist der Rahmen, den ich normalerweise verwende:

  1. Kauf eines ECM-Systems
  2. Verwaltung, z. B. Kauf von Scannern, organisatorische Änderungen, Unternehmensführung, Kommunikationsplan
  3. Auswahl des Projektteams (ein Mitglied aus jeder Abteilung), einschließlich IT, Recht, Audit und Risiko/Compliance
  4. Erstellen Sie einen Implementierungsplan – beginnen Sie mit AP oder HR
    • Identifizierung von Dokumenten, Indizes, Sicherheit, etc.
    • Festlegung des Aufbewahrungszeitplans für jedes Dokument
    • Festlegen, ob vorhandene Dokumente zurückgelegt werden sollen (z. B. Personalakten)
    • Erstellen von Online-Formularen (einschließlich Barcodes) und Arbeitsabläufen
  5. Inbetriebnahme in der Abteilung
  6. Wiederholung mit anderen Abteilungen, eine nach der anderen

Ein ECM bietet zahlreiche Vorteile, u. a. in Bezug auf Sicherheit, Einhaltung von Vorschriften, rechtliche Aspekte und Notfallwiederherstellung. Die Mitarbeiter arbeiten effektiver und effizienter, da sie das digitale Papier (und die damit verbundenen Arbeitsabläufe) immer zur Hand haben, egal wo sie arbeiten.

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