Neben der Gehaltsabrechnung sind die nächstgrößeren Ausgaben Ihres Unternehmens wahrscheinlich die für Technologie. Unternehmen erweitern ständig ihre Möglichkeiten, um mit den Erwartungen ihrer Kunden Schritt zu halten und die Effizienz ihrer Mitarbeiter zu steigern. Dies geschieht in der Regel durch den Einsatz von Technologie. Verfügt das Unternehmen jedoch über ein Verfahren, mit dem sichergestellt wird, dass die Technologie der Strategie des Unternehmens entspricht und vollständig genutzt wird?

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Dies ist besonders wichtig, wenn jede Abteilung die Befugnis hat, ihre eigene Technologie zu kaufen (möglicherweise in einem Silo). Wurde die Kommunikation mit Gruppen wie Informationssicherheit, interne Revision, Risiko/Compliance und Rechtsabteilung ausreichend berücksichtigt und gepflegt?

4 Schritte zur Maximierung Ihrer Technologieinvestition

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Hier sind vier Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Technologieausgaben maximieren:

1. Erstellen Sie ein Inventar aller Technologien (sowohl vor Ort als auch in der Cloud), die im gesamten Unternehmen genutzt/bezahlt werden.

  • Erstellen Sie eine Liste der auf Servern und Desktops/Laptops installierten Software sowie der Cloud-basierten Software.
  • Überprüfung der „Accounts Payable“-Aufzeichnungen, um zu sehen, für welche Technologie gezahlt wird; sicherstellen, dass die Beträge gültig und korrekt sind
  • Überprüfen Sie das Betriebskostenbudget (OpEx), um zu sehen, welche Technologieausgaben und -abonnements geplant sind.

2. Führen Sie einen abteilungsübergreifenden Abgleich durch, nachdem Sie nun eine gute Bestandsaufnahme gemacht haben.

  • Eliminieren Sie doppelte Software – wenn z. B. zwei Abteilungen unterschiedliche Lernmanagementsysteme (LMS) verwenden, könnten sie beide dasselbe LMS nutzen?
  • Eliminieren Sie ungenutzte Software – wenn das Unternehmen die Software nicht mehr nutzt (und etwas anderes einsetzt), geben Sie die Lizenz zurück. Dadurch entfallen die Cloud-basierten Abonnementkosten oder die ~20 % Wartungsgebühr für On-Premise-Software.
  • Abgleich von Lizenzen (z. B. Microsoft 365, Adobe) mit einer Liste aktiver Mitarbeiter; keine Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter und Überprüfung für Mitarbeiter, die versetzt wurden und deren Zugriff sich geändert hat
  • Zusammenlegung von Einzellizenzen für Staffel-/Volumenpreise – Abteilungen können Einzellizenzen erworben haben, aber die Organisation erhält normalerweise bessere Staffel-/Volumenpreise, wenn die Lizenzen zusammengelegt werden
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3. Stellen Sie als Nächstes sicher, dass die Organisation die Software auch wirklich nutzt.

  • Nutzen Sie die Software in vollem Umfang – verwenden Sie z. B. Ihr Customer Relationship Management (CRM) nicht nur als sehr teures Rolodex
  • Wenn Sie kommerzielle Standardsoftware (COTS) besitzen und zusätzliche Funktionen wünschen, sprechen Sie mit dem Anbieter über die Möglichkeiten:
    • Wenn es anderen Kunden zugute kommt und in die Basissoftware aufgenommen wird, sollten keine zusätzlichen Kosten anfallen, aber es muss ein Zeitplan festgelegt werden, wann dies abgeschlossen sein könnte.
    • Wenn es als benutzerdefinierter Code hinzugefügt wird, sollte der Zeitrahmen kürzer sein, aber es fallen normalerweise Wartungskosten von ~20% an.
    • Sicherstellen, dass die Benutzer-/Systemdokumentation aktualisiert wird (insbesondere bei benutzerdefiniertem Code)
  • Halten Sie die Software mit Upgrades und Patches auf dem neuesten Stand.
  • Stellen Sie sicher, dass es verschiedene Formen von Schulungen für die Mitarbeiter gibt, damit sie wissen, wie man die Software benutzt; einige Ideen finden Sie in meinem „<a href=“https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6907456093233295360/“ target=“_blank“ rel=“nofollow noopener“>Über das Benutzerhandbuch hinaus“ Artikel

4. Für künftige Technologieanschaffungen (vor allem, wenn die Abteilungen die Befugnis haben, ihre eigene Software zu kaufen)…

  • Überprüfen Sie das Budget für Investitionsausgaben (CapEx), um zu sehen, welche größeren Technologieausgaben/-projekte geplant sind
  • Führen Sie ein zentrales Antragsverfahren für Software ein, die einen bestimmten Dollarbetrag überschreitet und von einem Lenkungsausschuss geprüft wird, um sicherzustellen, dass sie der Strategie/dem Plan der Organisation entspricht.
  • Einbindung der IT-Abteilung – Infrastrukturanforderungen, Konfigurationseinstellungen usw.
  • Informationssicherheit, Innenrevision, Risiko/Compliance und Rechtsabteilung einbeziehen; es ist besser, ihren Beitrag im Vorfeld zu erhalten als im Nachhinein, wenn ein Vorfall eintritt; es ist kostengünstiger, interne Kontrollen während der Planungsphase hinzuzufügen als nach der Implementierung.
  • Nach der Implementierung sollten Sie die neue Software in die Inventarliste aufnehmen.
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