Sie haben eine Software gekauft, zu der ein Benutzerhandbuch (Online-Hilfe) mit detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen und einer Liste von Standardberichten gehört. Aber wird Ihnen auch gesagt, in welchem Szenario das Verfahren anwendbar ist oder wann Sie die Standardberichte verwenden sollen?

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Wenn ja, dann sind Sie dem Spiel weit voraus! Ist dies nicht der Fall, nutzen Ihre Mitarbeiter die verfügbaren Merkmale und Funktionen möglicherweise nicht in vollem Umfang. Letzten Endes nutzen Sie Ihre Technologieinvestitionen möglicherweise nicht in dem Maße, wie Sie es könnten. Dies gilt insbesondere für neue Mitarbeiter, die anfangs möglicherweise mit Informationen überhäuft werden.

Ein umfassendes Benutzerhandbuch, das Ihren Mitarbeitern zur Verfügung steht, ist der erste Schritt. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, die Technologie besser zu nutzen und effizienter zu arbeiten:

5 Wege, Ihren Mitarbeitern beim Erlernen neuer Software zu helfen

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1. Erstellen Sie Prozessabläufe (ich verwende in der Regel Visio), einschließlich der manuellen Schritte und der Verwendung des Computerverfahrens. Sie können sogar zeigen, wann bestimmte Standard- oder benutzerdefinierte Berichte verwendet werden sollten.

  • Vergessen Sie nicht, diese Arbeitsabläufe und Verfahren in Ihren Schulungsunterlagen zu erwähnen.
  • Stellen Sie die Verfahren, Arbeitsabläufe und Schulungsunterlagen in Ihr Intranet, damit die Mitarbeiter leicht auf die neueste Version zugreifen können.
  • Wenn Sie die Arbeitsabläufe und Verfahren in Ihr Intranet hochladen, können Sie Hyperlinks verwenden. Wenn Sie einen Workflow haben, der ein Computerverfahren enthält, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape und fügen Sie den Hyperlink zum Verfahren hinzu. Wenn Sie dann auf die Form klicken, wird die eigentliche Prozedur angezeigt.
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2. Erstellen Sie „Tipps“, in denen Sie beschreiben, wann Sie bestimmte Merkmale und Funktionen verwenden, die für das Unternehmen von großem Nutzen sein können. Veröffentlichen Sie jeden Tag/jede Woche einen neuen Tipp im Intranet. Sie können sogar Tipps für wenig genutzte, aber leistungsstarke Microsoft-Tools geben, wie z. B.:

  • Excel – PivotTable oder Formeln (wie If, Concatenate und Vlookup)
  • Word – Formatvorlagen oder die Funktion „Änderungen verfolgen
  • Die wichtigsten Vorteile der Verwendung von OneNote und/oder OneDrive

Stellen Sie sicher, dass Sie Beispiele geben, warum/wann sie eine PivotTable verwenden möchten, um die Vorteile der Verwendung einer PivotTable zu verdeutlichen.

3. Veranstalten Sie ein „Lunch and Learn“, bei dem ähnliche Tipps für ein bestimmtes Thema (z. B. Excel) oder eine Rolle (z. B. Finanzen) in einer Sitzung zusammengefasst werden. Versuchen Sie, diese Tipps in Ihren Lehrplan einzubauen.

4. Schulung

  • Bieten Sie Schulungskurse (unter Anleitung und/oder zum Selbststudium) und Schulungsmaterial an.
  • Für neue Mitarbeiter, Mitarbeiter, die sich auf eine Beförderung vorbereiten, und Auffrischungsschulungen
  • Kurse zum Selbststudium (z. B. mit Videos oder Articulate 360) sind besonders für Mitarbeiter geeignet, die außerhalb der Arbeitszeit arbeiten.
  • Erstellen Sie „Spickzettel“ für Dinge wie Tastenkombinationen, Hotkeys usw.

5. Wenn Sie die Microsoft Office-Suite verwenden, gibt es eine Online-Hilfe innerhalb der Anwendungen. Wenn Sie auf der Suche nach zusätzlichem Schulungsmaterial sind, gibt es Drittanbieter, die spezielle Schulungsmaterialien wie Videos und Schnellreferenzkarten für Produkte wie Office 365 sowie Acrobat und Windows anbieten. Sie können diese Materialien erwerben und in Ihr Intranet stellen.

https://th.bing.com/th/id/OIP.EXXhCtTCwxXwChCyU6SnEQHaE8?pid=ImgDet&w=148&h=98&c=7

Dies sind einige einfache ways kann die Organisation in die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter investieren. Die Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, dass man sich bemüht, ihr Wissen zu erweitern und ihre Effizienz zu steigern.

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