Die meisten Projekte scheitern, und die Unternehmen tun sich schwer, die wahren Gründe für diese Misserfolge zu verstehen. Hier erfahren Sie, warum die Verwendung eines Projektdurchführungsplans (PEP) ein gangbarer Weg ist, um diesen Trend umzukehren und gleichzeitig die vielen an Ihren Projekten beteiligten Interessengruppen zufrieden zu stellen.

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Warum scheitern Projekte?

MacBook Pro in der Nähe des weißen offenen Buches Foto von Nick Morrison auf Unsplash

In ihrem Blogbeitrag „31 Pivotal Project Management Statistics for 2021

“ berichtet TeamStage, ein Projektmanagement Think Tank, der sich aus Projektmanagern zusammensetzt, dass 70 % aller Projekte scheitern.

Sie führen noch eine Reihe weiterer alarmierender Statistiken auf:

  • 42 % der Unternehmen sind sich der Notwendigkeit und Bedeutung des Projektmanagements nicht bewusst.
  • 55 % der Projektmanager geben Budgetüberschreitungen als Hauptgrund für das Scheitern von Projekten an
  • der Beruf des Projektmanagers wird bis Ende 2020 um mehr als 6 Billionen USD wachsen
  • 62 % der erfolgreichen Projekte hatten unterstützende Sponsoren

Meiner Meinung nach ist der Hauptgrund für die meisten Misserfolge, die ich bei Projekten erlebt habe, das Fehlen eines soliden Projektdurchführungsplans. Unabhängig von der Denkweise, mit der ein Projekt gemanagt wird, ist es äußerst wichtig, einen Projektdurchführungsplan (oder PEP) zu verwenden, um alle Arbeits- und Kontextelemente, die Teil eines Projekts sind, abzudecken. In einigen Branchen ist er sogar eine Voraussetzung dafür, dass Kunden mit Ihnen Geschäfte machen.

Die Abschnitte des Projektdurchführungsplans

Mann im blauen langärmeligen Hemd mit Smartphone Foto von airfocus auf Unsplash

PEPs müssen gründlich und dennoch übersichtlich sein, sonst werden sie nicht genutzt. Ich unterteile meine Pläne in der Regel in vier übergeordnete Abschnitte:

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1. Umfang und ZweckDiese

Pläne geben einen Überblick über den Zweck des Projekts sowie eine Liste der im Rahmen des Plans zu erbringenden Leistungen, wichtige Liefertermine und ein Verfahren für die Bearbeitung von Änderungen, die bei Projekten immer wieder vorkommen, selbst bei Projekten mit so genannten ausgereiften Teilenummern. In diesem Abschnitt müssen Sie normalerweise nicht nur grünes Licht für das Projekt geben, sondern auch den Umfang und die Lieferziele vereinbaren, die dann zur Grundlage für das Management durch das Projektteam werden.

2. FinanzenIn

diesem Abschnitt wird das detaillierte Projektbudget (oder die GuV) zusammen mit den detaillierten Kosten aufgeführt, die vor der Freigabe des Projekts berechnet wurden. Hinweise zu den Modalitäten, mit denen die einzelnen Elemente des Projektumfangs oder Teile davon in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien, Industrienormen und gesetzlichen Vorschriften bereitgestellt werden. Finanzielle Meilensteine oder Fortschrittsabrechnungen des Kunden werden zusammen mit den erforderlichen Belegen für i

Abrechnung und Zahlung, um eine ordnungsgemäße Berechnung und Überwachung des Cashflows des Projekts zu ermöglichen.

3. Kommunikation

In diesem Abschnitt werden die menschlichen Aspekte des Projekts behandelt, wobei versucht wird, alle (internen und externen) Beteiligten aufzulisten, die einen potenziellen Einfluss auf das Projekt haben werden. Dazu gehört auch ein Organigramm des Projektteams. Marketing- und IT-Pläne sind ein integraler Bestandteil dieses Abschnitts, da sie zur Sichtbarkeit des Projekts sowie zur erforderlichen IT-Infrastruktur für die Verwaltung des Projekts beitragen.

4. Risiko und Qualität

Ich fasse die Abschnitte Risiko und Qualität in der gleichen Kategorie zusammen, da sie alle Elemente des Projektumfangs abdecken und gleichzeitig wichtige Informationen über den Projektfortschritt liefern, die sich direkt auf die Projektorganisation auswirken. Sie liefern außerdem wertvolle Informationen für die Projektberichterstattung, auch wenn für jeden der Pläne im PEP Projektberichte erstellt werden.

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4 Vorteile der Erstellung und Befolgung eines robusten PEP

Die erfolgreichsten Projekte, an denen ich gearbeitet habe, enthielten alle einen soliden Projektdurchführungsplan, den unsere Teams befolgten. Durch diese Art der Projektstrukturierung konnten wir viele offensichtliche und weniger offensichtliche direkte Vorteile erzielen:

1. Erleichtert effektivere Besprechungen

Wir stellten fest, dass der PEP uns einen strukturierten Leitfaden für Bereiche lieferte, in denen Besprechungen auf natürliche Weise angesetzt und effizienter durchgeführt werden konnten, da sie speziell auf die Abschnitte des Projekts ausgerichtet waren, die in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden mussten. Die Projektberichte wurden dann anhand der vereinbarten Vorlagen erstellt, was uns bei der Präsentation vor den Beteiligten Zeit sparte.

2. Referenzdokument für das laufende Projekt

Der PEP enthielt zu jedem Zeitpunkt der Projektlaufzeit umfassende Informationen und detaillierte Anweisungen zu jedem Teil des Projekts. Dies erleichterte die Konsultationen der Projektteammitglieder, das Onboarding neuer Projektteammitglieder und die Konsultationen der Interessengruppen.

3. Bereitstellung von Informationen für die Projektaufsichtsbehörden

Projekte mit höherem Risikoprofil oder größerer Sichtbarkeit haben in der Regel eine Projekt-Governance-Struktur, die sich aus der obersten Führungsebene und anderen ausgewählten Interessengruppen zusammensetzt. Obwohl sie regelmäßige Aktualisierungen in Form von Projektberichten und Stage-Gate-Reviews benötigen und auch erhalten, ist der PEP das umfassende Dokument, das alle diese Daten an einem Ort speichert. Auf diese Weise ist es möglich, den Zeitaufwand des Leitungsgremiums für die Überprüfung der einzelnen Projekte zu verringern.

4. Gelernte Lektionen

Die Durchführung von Lessons Learned-Veranstaltungen hat viele Vorteile, und ich empfehle dringend, dass sie während der Projektdurchführung mehrmals durchgeführt werden. Dies hilft nicht nur dem aktuellen Projektteam, Probleme bei der Durchführung oder Risikoereignisse, die sich manifestiert haben, besser zu verstehen, sondern stellt auch ein wichtiges Kapital für zukünftige Projektteams dar, das sie bei der Ausschreibung neuer/ähnlicher Projekte oder bei der Analyse von Möglichkeiten zur besseren Budgetierung ihrer Organisationsstrukturen berücksichtigen können.

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Schlussfolgerung

Projektdurchführungspläne kämpfen immer noch um ihren gerechten Platz im Projektmanagement-Universum, und ich sehe viele Möglichkeiten, wie sie Unternehmen dabei helfen können, bessere Ergebnisse in ihren Projektportfolios zu erzielen.

Wenn wir unterWenn Sie der Meinung sind, dass Misserfolge bei Projekten die Regel sind, dann müssen wir einen gemeinsamen Weg finden, dieser Herausforderung zu begegnen, um die Bedeutung des Berufs des Projektmanagers zu legitimieren.

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