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Auch wenn ich mich selbst gerne als logisch denkenden, vernunftbasierten Entscheidungsträger betrachte, gibt es mehrere Funktionsbereiche am Arbeitsplatz, in denen ich festgestellt habe, dass man nie wirklich richtig oder falsch liegt.

Dies kann für Projektmanager und andere Führungskräfte, die regelmäßig mit verschiedenen Abteilungen in ihrem Unternehmen zu tun haben, eine frustrierende Pille sein, die sie schlucken müssen.

Es ist wichtig, die Informationen, die man von den einzelnen Abteilungen erhält, zu qualifizieren, anstatt sich darauf zu verlassen, dass sie vollständig und sachlich sind und die alleinige Grundlage für die eigene Entscheidungsfindung bilden.

Wir stellen fest, dass nichts wirklich schwarz oder weiß ist, auch nicht die so genannten „Zahlen“, die wir analysieren.

Daher müssen Geschäftsleute vorsichtig sein, wenn sie versuchen, Recht zu haben und Argumente zu gewinnen, da sie vielleicht die Schlacht gewinnen, aber den wichtigeren Krieg verlieren.

Fall Nr. 1: Die Rechtsabteilung

File:Lincoln statue, Lincoln Memorial.jpg – Wikipediaen.wikipedia.orgViele

Menschen glauben, dass die Rechtsabteilung ihnen eine vollständige, narrensichere Meinung zu einem bestimmten Thema geben wird und dass diese Meinung als Munition sowohl intern als auch extern verwendet werden kann.

Denken Sie daran, dass Rechtsgutachten in Wirklichkeit Rechtsgutachten sind, die sich auf Gesetze beziehen, die sich ändern können, mit Schlupflöchern, die ausgenutzt werden können!

Beispiel: Als

ich an einem großen Unterwasser-Öl- und Gasprojekt in Brasilien arbeitete, versuchte mein Unternehmen, die Risiken zu bewerten, die mit der Annahme der Garantieklausel unseres Kunden verbunden waren.

Während die Klausel an sich einfach zu sein schien, würde sich die Anwendung der Klausel in Abhängigkeit von einer Reihe von Szenarien ändern:

  • die zu liefernde spezifische Ausrüstung
  • die Versandbedingungen (Incoterms), die dem Vertrag zugrunde liegen
  • die Haftpflichtversicherungspolice, die die Ausrüstung abdeckt
  • die spezifische Garantieklausel meines Unternehmens
  • die Anwendbarkeit der Klausel des Kunden vor einem brasilianischen Gericht

Die Rechtsabteilung gab auf der Grundlage der ihr zur Verfügung gestellten Fakten eine „qualifizierte“ Stellungnahme ab und fand keinen besonderen Grund, die Klausel zu beanstanden; es stellte sich jedoch heraus, dass die Auslegung der Verschiffungsbedingungen durch den Kunden bedeuten würde, dass wir im Falle eines Gewährleistungsanspruchs verpflichtet wären, die defekte Ausrüstung vom Meeresboden zu entfernen und sie nach der Reparatur auch an diesen Ort zurückzubringen. Gemäß den Versandbedingungen sollte der Eigentumsübergang erfolgen, sobald der Kunde das Gerät an seiner Empfangsstelle an Land in Besitz genommen hat.

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In einem Fall reichte der Kunde tatsächlich eine Klage ein und erklärte, dass die Versandbedingungen zwar eindeutig seien, die Garantiebedingungen aber nicht unbedingt denselben Bedingungen entsprechen müssten.

Wir mussten schließlich einen Vergleich zu ihren Gunsten aushandeln, um einen langwierigen und kostspieligen Rechtsstreit zu vermeiden.

Wie zu erwarten war, geriet der Projektleiter unter Beschuss, weil er dieses Risiko nicht erkannt hatte, obwohl er dachte, dass das Rechtsgutachten ausreichen würde.

Fall Nr. 2: Das Qualitätsteam

am

Businessman Control Quality – Free photo on Pixabaypixabay.

comManchmal hat man das Gefühl, dass Qualität wieder einer dieser Schwarz-Weiß-Bereiche ist, in denen man entweder richtig oder falsch liegt.

Bei einem Audit ist es nicht die Aufgabe des Qualitätsprüfers, sich zu Ihren internen Verwaltungsverfahren zu äußern. Er prüft lediglich, ob die Verfahren eingehalten werden!

Beispiel: Industriearmaturen-AuditIm

Beispiel der Industriearmaturen sind bestimmte Industrienormen einzuhalten, die bei einem Audit des Herstellungsprozesses überprüft werden, um die Einhaltung zu gewährleisten.

Die begehrten Qualitätszertifizierungen wie API 6A, API6D und ihre ISO-Äquivalente werden dann von den Herstellern als Verkaufsinstrumente eingesetzt, sobald sie erworben und/oder erneuert wurden.

Das Problem dabei ist, dass es bei der Anwendung von Industrienormen und zusätzlichen Qualitätsanforderungen der Kunden so viele Verfahren, Spezifikationen und Überprüfungspunkte gibt, dass es unmöglich ist, die vorgegebenen Fertigungszeiten und Lieferanforderungen der Kunden zu 100 % zu erfüllen.

Daher finden während des Inspektionsprozesses in der Regel Verhandlungen statt, damit die Ventile akzeptiert werden, anstatt dass eine der beiden Seiten eine harte Haltung einnimmt, um zu beweisen, dass sie in einem bestimmten Punkt Recht hat.

Das Ziel ist dann, die beste Lösung auszuhandeln, damit Ihre Produkte an Ihre Kunden geliefert werden können!

Fall #3: Das HR-Team

Human Resources

„You’re FIRED!“ oder „You’re HIRED!“

So einfach ist das, oder?

Denken Sie daran, dass die Aufgabe der Personalabteilung darin besteht, sicherzustellen, dass das Unternehmen über das erforderliche Humankapital verfügt, und dass diese Positionen von der Unternehmensleitung ordnungsgemäß festgelegt und in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung besetzt werden sollten.

Beispiel: Besetzung eines Projektteams in FrankreichAls

ich vor vielen Jahren ein Projektteam in Frankreich besetzte, gab es so viele Einschränkungen zu beachten, dass es mehrere Monate dauerte, bis das Team komplett war.

Frankreich hat einige der schützendsten Arbeitnehmergesetze, die in Kraft sind und normalerweise verlangt werden:

  • ein förmlicher Arbeitsvertrag muss von Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterzeichnet werden
  • eine maximale Wochenarbeitszeit von 35 Stunden (und 7 Minuten!)
  • 2 bestimmte jährliche Urlaubsperioden mit physisch zu nehmender Zeit
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Die Arbeitsverträge mussten extrem detailliert sein und die genauen Arbeitsaufgaben sowie die genaue Einordnung in das Organigramm enthalten.

Als ich also etwas frustriert über eine Person war, die nicht die gewünschte Leistung erbrachte und außerdem absichtlich versuchte, unser Projekt zu sabotieren, dachte ich, dass ich völlig im Recht sei, sie sofort zu entlassen.

Allerdings musste ich ein langwieriges Verfahren durchlaufen, das sich über viele Monate hinzog.

Am Ende wurde sie in eine andere Abteilung versetzt und plagte unser Projekt bis zum Ende weiter.

Fall Nr. 4: Das Audit-Team

Datei:Audit.jpg – Wikimedia Commonscommons.wikimedia.orgDas

Audit-Verfahren ist einer der gefürchteten Momente, in denen die eigene Fähigkeit

Ob Sie die Prüfung bestehen, hängt nicht nur von Ihrer guten Buchführung ab.

Der Grad der Prüfung wird an die jeweilige Situation, die bisherige Prüfungsgeschichte und den Ruf der Organisation sowie an die Wahrnehmungen während der Prüfung angepasst.

Bei der Vorbereitung auf interne und externe Audits ist es sehr wichtig, den vollen Umfang der Audits zu kennen, damit die zu Auditierenden angemessen vorbereitet sind.

Beispiel: Der Umgang mit den Prüfern kann ziemlich schwierig sein und ich empfehle:

  • sich an die gestellten Fragen zu halten
  • keine fremden Informationen einbringen, von denen Sie glauben, dass sie die Prüfer überzeugen werden
  • professionell zu sein und nicht zu viel oder zu wenig zu tun

Der Auditprozess kann insofern mit der Qualitätsfunktion verglichen werden, als er große Mengen an Verfahren und Informationen umfassen kann, die alle interpretiert oder als „abgeschlossen“ betrachtet werden können.

Bei der Durchführung von Konformitätsprüfungen könnte man meinen, dass diese unkomplizierter wären, aber auch das ist nicht immer der Fall.

Aus diesem Grund wäre es nicht ratsam, die Prüfer herauszufordern, da dies die Situation nur verschlimmern kann.

Vielleicht haben Sie mit bestimmten Aspekten der Prüfung Recht, aber übermäßiges Selbstvertrauen oder der Wunsch, Recht zu haben, kann dazu führen, dass die Prüfer in bestimmten Bereichen noch weiter nachforschen – seien Sie also vorsichtig, was Sie sich wünschen!

Fall Nr. 5: Das Finanz-/Steuerteam

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Gesetze und Finanzvorschriften sind in der heutigen Welt zunehmend komplex.

Angesichts der vielen Schlupflöcher, Ausnahmeregelungen, Anreize und SOX-Überlegungen allein in den USA brauchen Unternehmen kompetentes, wachsames Finanzpersonal, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Wie die juristischen Argumente zeigen, sind auch die Steuervorschriften und -gesetze oft in Bewegung, so dass in den Verträgen mit Ihren Kunden Bestimmungen aufgenommen werden müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen abgedeckt ist.

Beispiel: Brasilianisches Steuerrecht

Brasilien hat wohl DAS komplizierteste Steuerrecht der Welt.

Es gibt keine einheitliche Mehrwertsteuer und sie variiert aufgrund einer Vielzahl sich ständig ändernder Faktoren:

  • Beschreibung von Waren, Rohstoffen (NCM)
  • Ursprungsland oder -stadt
  • Art des Verkäufers oder Käufers (Wiederverkäufer, Hersteller, etc.)
  • Steuerabkommen zwischen brasilianischen Staaten
  • spezielle Offshore-Regelungen
  • Verkaufs- und Einkaufswährung
  • logistische Routen (Überschreiten von Staats- oder Landesgrenzen usw.)
  • befristete Statuten

Es wird empfohlen, jeden Geschäftsvorgang zu erfassen, damit Sie die steuerlichen Auswirkungen genau verstehen.

Viele Unternehmen müssen in der Regel ein Zusatzmodul für ihr Betriebssystem (SAP, ORACLE usw.) anpassen, um alle diese Kategorien zu erfassen.

Daher ist es üblich, dass in der Finanzabteilung eine unverhältnismäßig große Anzahl von Mitarbeitern oder Beratern tätig ist, die Ihnen ebenfalls ihre „Meinung“ sagen.

Die Vorteile von Shared Services

Wie man die Teamarbeit im Büro durch Teamsport fördertDie

oben aufgeführten Funktionen werden in größeren Unternehmen in der Regel unter dem Begriff „Shared Services“ zusammengefasst

.ies.

Diese Funktionen, die keine Einnahmen generieren, sollten eigentlich als professionelle, interne Berater behandelt werden, die in die verschiedenen Teile Ihrer Projekte, Programme oder Geschäftstransaktionen einbezogen werden sollten, um:

  • Risiken zu erkennen und zu mindern
  • potenzielle finanzielle Gewinne zu ermitteln
  • die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten
  • Qualitätsstandards zu sichern
  • Arbeitsprobleme zu vermeiden

Letztendlich zielen diese Funktionen nicht darauf ab, selbst Geschäftsentscheidungen zu treffen, sondern die besten Informationen und Ratschläge auf der Grundlage der gegebenen Informationen sowie der zeitlichen Beschränkungen, die sie für die Bereitstellung dieser Informationen haben, bereitzustellen. Im Umgang mit all diesen Bereichen ist in der Regel ein ausgefeiltes Verhandlungs- und Kommunikationsgeschick erforderlich, damit die Unternehmensziele bestmöglich erreicht werden.

Es kann verlockend sein, diese Bereiche für Misserfolge im Unternehmen verantwortlich zu machen, aber letztendlich sind Erfolg oder Misserfolg das Ergebnis der Entscheidungen, die von den Unternehmensleitern getroffen werden.

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